談到預算提案,你必須具備確保必要經費的銷售術但 IT 主管時常視為畏途的這項工作之秘訣時常比你想的更直接了當。
文/Mary Shacklett·譯/高忠義
「找到需求,加以滿足」,幾年前在某個超級業務員的「銷售藝術」簡報中,我第一次聽到這樣的說法。你可能會問,為什麼我會參加那場簡報呢?因為我當時是個年輕的資訊長,我想辦法要讓多項 IT 提案的預算獲得核准。
坐在這場銷售研討會裡,我很難說動執行長與財務長的狀況很快地顯現出來。而當下就聚焦在那句話,那句話原先是慈善家 Ruth Stafford Peale 說的。
那時我試著推銷我們 IT 認為迫切需要的專案並爭取經費,例如網路、資料處理與儲存的新投資。不幸的,其他的經理人對 IT「機房」的困境並不太在意,他們更重視終端業務,而不太重視我們是否必須運用創意的管理方法才能讓批次處理視窗在夜間繼續開啟,只要我們還是辦到了。
今天,比起五年前的情況,科技功能可以帶來顯然更強大的能力,但資訊長們的「銷售」基本運算法並沒有太大改變。我談過話的資訊長們大部分很害怕預算審核流程,而且在年度預算作業結束時才鬆了一口氣。提報 IT 預算需求,尤其如果涉及 IT 基礎架構,那是他們最不喜歡的事情之一。
但是只要建立一些信心,並學會一些銷售藝術,就有助於讓新的 IT 提案,與新的 IT 預算更容易獲得投資核准。
準備銷售活動
韋伯字典對銷售的定義有一部分是「說服或影響某項行動或接受某事物」。就像查字典那樣,若要讓人接受你的預算簡報想要達成的目標,另外還有件事情很關鍵,也就是充分瞭解銷售的這一層意義,你必須認知在這些會議上你所做的事情就是銷售。
銷售過程中最有說服力的一項技巧就是積極地傾聽那些你想要銷售的對象,這樣在說服別人之前你才能更好地對準共同的目標。
假設,你需要有更多的儲存空間才能放進來的資料。你只說儲存空間快用完了,就要求更多的儲存空間,這樣不能贏得預算。但如果你將更多儲存空間的需求與更多的處理能力連結,與特定具體的事業需求連結,你可以用大家能夠明白的方式將組織的業務議題與你追求的 IT 議題相結合,這樣你贏得投資的機會就以指數的方式增加。
最近人工智慧已經獲得高階主管與董事會的全面關注。舉例來說,若要採用人工智慧以更妥善地評估市場與競爭情況,為公司帶來利益,則人工智慧功能必須能取得公司內外多種多樣的資料才能分析顧客、市場與產品。而到了某個時點,必須將這樣的資料彙整起來,放在集中的儲存空間,才能利用人工智慧的運算式加以探勘並處理。
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換句話說,這項專案需要的 IT 資源是相當重大的。可能需要與外部資料雲端供應商簽訂新的契約,需要投資新的專案在內部與外部安全及資料追蹤產品,資料清理與準備工具,擴展資料庫軟體、對處理器與網路進行重要的強化,以及使用者與 IT人員的訓練。
你必須用白話向其他的高階主管與董事解釋為什麼需要這些資源,才能成功地爭取預算,但你應該耐心等到公司所有的關鍵決策者都已認同之後才爭取預算。
而且,以假設的人工智慧專案來說,那項專案會審視公司產品、公司銷售、消費者習慣、競爭者產品以及市場整體情況,這表示你若要贏得預算,可能需要爭取的盟友包括像是銷售副總、執行長與財務長,可能還包括董事會,甚至是工程與製造部門的副總。
為了確保這些盟友能配合促成你的預算提案,你必須事先跟他們討論專案作業月份,這樣才能評估他們的熱切與支持強度。如果你無法確信他們的立場,最好將專案推遲到你確定他們支持你的時候。
避免掉入「IT 孤軍作戰」的陷阱
當我回想那句話,「找到需求,加以滿足」。這提醒了我,只有 IT 部門才有科技需求。財務單位可能需要更多低程式碼或無程式碼的工具來協助使用者進行風險評估,或者在營運現場需要升級每天會故障讓他們工作癱瘓的伺服器。
不要因為這些科技需求並非來自 IT 就忽略掉了。值得一提的,我知道很多資訊長因為堅信使用者不曉得他們談論的東西就忽略掉了。他們時常會忽略。而也因為如此,IT 預算的負責人必須傾聽。
而且,若能傾聽,也有助於找到更多有價值的盟友一起推動 IT 提出的方案。
精進你的說故事技巧
關於說服,用說故事的方法推動業務是推銷重大專案的好方法。
讓我們假設你想要爭取零信賴網路的經費。
為什麼?因為那是 IT 的最佳實務。
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不是這樣說的,你想要採用零信賴網路,因為公司的業務方向是要將更多的營運作業移到遠端的「邊緣」設施。隨著製造工廠的自動化進程,公司正採用更多機器人與物聯網(IoT)科技。不幸地,將人與營運作業移到企業邊緣會增加惡意人士的攻擊面。物聯網裝置本身也有重大的安全弱點與故障點。
零信賴網路如果能夠積極偵測並追縱每一項 IT 資產與使用者。它就能協助阻絕攻擊與降低攻擊行動的損害。
透過這種方式推銷你的專案,你就能建立企業風險規避的論據。那就是銷售。需要藉由零信賴網路來追蹤並減少每一個IT 資產的活動的威脅,以及追蹤每一個內部使用者,這點只有在它能解決你在說故事過程中描繪出來的業務論理時才有重要性。若沒有故事,就不需要解決方案了。
這點有誰能反駁呢?
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