自動化機器人在合規流程能夠提供協助,讓公司增加收入,同時節省寶貴的工時,讓員工能夠執行更高階的工作。
文/Yashvendra Singh‧譯/潘得龍
製藥行業是一個高度受監管的行業,特別是對於在全球都擁有業務的跨國企業更是如此。
製藥公司的符合監管法規過程,涉及與價值鏈各種相關的複雜活動,包括資料收集、申請合適的許可證、產生提交申請用的證明文件、以及供應鏈作業等。是否能夠及時追蹤訂單並根據相關法規順利通關,具體情況取決於是否能夠符合相關法規。這些公司的貿易合規團隊不僅必須參與所有這些流程,還必須確保與不斷增加的法規保持一致,然而,這些法規在不同國家可能存在明顯差異,因此傳統上需要耗費大量的人力和時間成本。
儘管不遵守法規可能招致高額罰款,但許多製藥公司目前仍然依賴手動流程來完成這個價值鏈的流程。默克生命科學(Merck Life Sciences)是一家居領導地位的化學和製藥公司,在全球 66 個國家擁有 6 萬名員工。
默克生命科學的 RPA 機器人流程自動化負責人 Radhika Mahadev 博士表示:「依賴人力資源既耗時又容易出錯,製藥和生物製藥行業的監管流程自動化,對於減少人為錯誤和自動化重複與複雜的工作非常重要。」
她指出,這是一種越來越受歡迎的自動化企業流程的方法。「為了提高效率,同時在各種監管流程中提供協助,以藉由準時提交監管文件、節省成本、改善績效,並實現快速上市時間表,我們決定利用 RPA 。」
精簡監管流程
RPA 利用軟體機器人來捕捉和解讀完成特定業務任務所涉及的操作,包括輸入和操作數據、觸發回應以及與其他系統進行通信。藉由模擬人類之前所執行的這些操作,RPA 機器人有助於自動化業務流程,減少錯誤並釋放員工的時間而能從事更高層次的任務。
默克在其 RPA 策略中,運用了 Automation Anywhere 的無人看管機器人,自動化和精簡其監管流程的建立、管理和分發。Mahadev 表示:「這項計劃開始於 2021 年,我們從亞太地區開始,然後擴大到拉丁美洲和美國等地區。實施這個解決方案花了我們兩年的時間,直到 2022 年 12 月項目結束時,我們已經應於餘 23 個地理區域和 43 個流程,包括貿易合規性、跨國物流和監管管理等」
作為 RPA 解決方案部署的一部分,默克擁有以雲端為架構的的本地開發和生產控制室。Automation Anywhere 的聯合創始人兼客戶及策略主任 Ankur Kothari 表示:「在開發控制室中,有 25 個擁有不同角色的使用者。在生產控制室中,約有 150 個擁有不同角色的使用者。由於這是一個雲端架構系統,使用者可以在任何瀏覽器中啟動開發/生產控制室的 URL 並登入到他們的使用者帳戶中。」
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對 Mahadev 而言,獲得自動化監管流程的批准本身就是一項艱鉅的任務,因為他們處理著在獲得上市批准的價值鏈中最關鍵和重要的監管流程。她說:「每個程序的流程圖都由指定的業務委員會成員進行審查。」
Mahadev 表示:「IT 團隊制定了新的標準作業程序(SOP),以嚴格限制對生產系統上的機器人的存取,這不同於人類使用者的存取方式。每個機器人都對應到唯一的 ID,IT 團隊可以隨時追蹤它們的活動。」
她說:「到目前為止,我們已經藉由自動化解決方案應用了 130 多個機器人,使用於自動化 SAP、Oracle、Web、Windows、桌面、Office365 應用程式、Salesforce、PDF、電子郵件、FTP 伺服器以及 API 等。」
提升營收同時減少工時資源
透過自動化手動流程,默克(Merck)節省了寶貴的時間,現在可以用於更有意義的任務。
Mahadev 表示:「在 23 個地理區域內,監管專家們現在可以專注於價值較高的業務,將單調的雜務委派給 RPA。因而提高了準確性和合規性,使監管文件得以準時提交。這幫助我們節省了 121,000 個人工工時,讓我們有更多時間分配到其他有價值的任務上。」
藥品銷售代表的大部分時間會使用於追蹤正確的聯絡人,然後手動輸入他們的憑證和內容。但這樣一來,他們沒有太多的時間能夠與病人、醫療從業人員和管理人員互動。
透過利用機器人,銷售代表可以獲取準確及時的銷售數據、管理庫存訂單、追蹤客戶意見回饋,並有更多的時間從事需要說服力和溝通技巧的活動。
自動化機器人還可以幫助庫存管理。它們可以透過跟蹤運輸、自動化發票、引用延遲情況以及在藥品接近到期日期時發出警報,防止庫存不足或庫存過多。
如此的解決方案有助於改善默克的市場推廣策略,因為商業團隊能夠及時發布批量訂單。這有效地經由商業團隊增加了收入。
Mahadev 說:「根據商業預測,這將使我們在未來五年內增加數百萬歐元的產品銷售額,同時滿足商業關鍵 SKU 進口計劃和長期的庫存水準補充需求,同時有助於供應鏈團隊實現準時達到產品的目標。」
關於公司未來的自動化發展,Mahadev 這樣表示:「默克期待認知能力的提升,像是處理非結構化數據和決策過程是當務之急。認知能力的改進可能有助於將焦點從根據規則的自動化轉向非結構化數據處理。」
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