七個問題釐清明年 IT 目標
如果你想避免在最後一刻陷入恐慌,這七個問題的答案將是你策略的基礎。
文/Michael Bertha‧譯/ PL
對那些按表操課的公司而言,夏季結束,象徵著年度規劃及緊鑼密鼓準備 IT 策略的開始。無論是否每年一次,就像和龐普羅納(Pamplona)的公牛賽跑一樣,這個練習永遠考驗著你的勇氣,而且往往讓你瘋狂盯著頁面,急於想知道:我要如何講述這個故事?
今年,在你打開任何幻燈片之前,先拿出記事本。你能回答以下這七個問題嗎?如果你想避免在最後一刻陷入恐慌,你的答案將是你的策略的基礎,並突顯出你需要努力的地方。
問題一:IT 的願景是什麼?
你的目標是什麼?以低於收入成長的速度投入技術與數位方面的支出,以規模化並簡化你的環境嗎?充分利用你的資料來建構更具智慧與自動化的企業嗎?一旦實現願景,公司將如何為顧客做出改善?你的員工又如何呢?
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生成式 AI、物聯網及雲端環境等顛覆性技術將如何協助實現你的願景?畢竟,身為資訊長的我,這每一項都是優化組織數位潛能的職責之一環。
無論哪種情況,確保這項願景與資訊長的策略敘述與優先項目明確連結。借用投資者日的簡報及收益報告的語言。藉由將你的想法與這些材料連結,你將向高層主管傳達你已經完成了你的作業。
問題二:為什麼現在要改變?
哪些市場力量正在為變革創造一個火熱的平台?是你的競爭對手在數位領域取得領先嗎?是顧客偏好正轉向數位通路與體驗嗎?是即將出爐的監管規定將改變遊戲規則嗎?清楚表示你不是毫無根據而製定出策略的。利用真實案例建構未來的投資;它們愈趨近現實,就愈可能付諸行動。不確定從哪裡開始嗎?試試你的競爭對手的出版物。它們經常被忽略,而且往往是未被開發的洞察力來源。
問題三:現況和願景之間存在什麼主要挑戰與風險?
如果你像多數資訊長,你會面臨技術空缺、人才短缺、IT 資源供需失衡,以及許多未臻成熟且足以損害你願景的 IT 能力。正面解決這些問題。清楚說明它們將如何阻礙你實現 IT 願景及任何總體企業目標。
觀眾席中是否有對你磨刀霍霍的人?記下他們的擔憂,儘早解除他們的戒備。有些資訊長也把這些簡報當成機會,提醒聽眾技術領域固有的複雜性。他們會列出權限範圍內的用戶、設備、地理位置、應用程式及供應商的數量,藉以闡明這一點。
問題四:哪些 IT 策略性目標會協助我們達成該願景?
將策略性目標視為一系列相關的專案,由這些專案共同建構新的能力、或緩解問題領域。例如,某家高科技公司的資訊長想讓 IT 成為規模化的偉大推動者,這與該公司其中一項策略性目標是一致的:加速非線性規模化。實際上,這個目標是一組專案的包裝,這些專案將整合最近的補強型收購(譯註:公司出於策略考量收購其它小公司,藉以提升企業整體價值)、跨事業單位標準化技術,並透過自動化減少手動流程。
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目的在定義三到五個能同時涵蓋為2024年提出的、進行中的及新的專案的目標。同時要記住,並非所有目標都與商業活動直接相關。有些目標雖有價值,但是本身相當耗時,例如,改善員工體驗、現代化技術資產、或改變 IT 運作方式。
問題五:需要哪些專案來推動策略性目標?我們何時會著手解決這些問題?
你的專案是你實現策略性目標與願景的方式。針對每個目標,找出哪些專案將從本年度開始並繼續下去,以及必須動員哪些新專案。描述一個有凝聚力與邏輯的故事:你所有的專案應該與你的策略性目標之一保持一致。如果絕大多數並非如此,請重新審視之。
此外,不要承諾超過自己能力範圍的太多專案。除了能力,還要考量組織一次可以消化多少變化,並將它反映在路徑圖的順序。解釋為什麼某些專案優先於其它專案。
問題六:成本多少?我們會獲得什麼?
在擬定策略時,你有兩項與任何提出的專案的財務相關之責任:第一,你必須闡明專案的成本與利益;第二,你必須將那些成本與利益與總體預算預測加以比較,總體預算預測應該包括符合你財務組織的需求與規範的多年預測。
不確定如何建構出數字?借用「財務規劃與分析」(FP&A)的收入預測,然後將預測的 IT 運行率支出、預測中每年IT 專案的支出分層,並將 IT 總支出總結為收入的百分比。提示:準備好解釋任何該指標的增加。
問題七:我們如何動員執行?
為了讓計畫成功,你需要從別人那裡得到什麼?來自事業單位與部門那裡的專用資源?參與指導委員會?增加資金?重點是,你無法獨自推動轉型。成功的關鍵在於釐清角色與責任,並確保其他人參與其中。
將 IT 整併在一起
一旦你嘗試回答過上述問題,請和你的副手磋商。採小組制來測試並完善你的假設。找出故事的亮點及需要改進之處。設計你如何帶著規畫中的投入跨越終點線。
年度規畫的主要挑戰是始終聚焦在重要的主題。這意味著,要快速且具說服力地向觀眾提出問題,好讓你可以專注在說故事。回答這些問題將解決絕大多數你觀眾會問的問題,並提供快速建立「最低可行性產品」(Minimum Viable Product,MVP)的要素,好讓你可以與同儕一起審查,這才是真正工作的開始。
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