要將傳統 ERP 系統遷移到雲端平台上,可是一大難題。 本文將介紹如何確保協助資訊長將任務關鍵型企業應用程式順利進行大規模遷移的相關方法。
文/Neal Weinberg‧譯/兩三松
對大多數企業而言,將傳統 ERP 系統遷移到現代化的雲端平台,已成為大多數企業的當務之急。對企業資訊長而言,這項任務也可能是整個職涯中最富挑戰性、最複雜,同時也是最高風險的資訊系統專案。
如果所有的措施都正確無誤,在未來的幾年裡,貴公司將能在眾多市場競爭者當中占據有利位置。 根據 IDC 的最新研究報告指出,在新冠肺炎疫情開始流行之前,就開始將 ERP 遷移到雲端平台,完成部分數位轉型計畫的企業組織,會比沒有進行遷移的企業要好得多。IDC 分析師 Mickey North Rizza 表示:「遷移 ERP 協助企業為打造新產品預先做好準備,推動企業新產品對市場造成衝擊,並朝向市場領導者邁進。」
[ 推薦閱讀:景氣難預料 CISO如何精打細算 ]
但是想要把事情做對做好並不是件容易的事。正如 Rizza 指出:「如果在進行 ERP 的一系列遷移步驟時,不慎漏掉了一組小型資料元素,就有可能把整個企業的業務成果給全盤掀翻。」
為了協助資訊長們小心避開這些陷阱與潛在危機,本文將列舉一些能夠成功將 ERP 遷移到雲端平台的一些重要秘訣。
1. 從其他企業之前 ERP 遷移雲端平台的案例中學習經驗
有許多企業已將非 ERP 的應用程式,遷移到雲端或 SaaS 平臺上。而這類經驗可以為貴公司計畫 ERP 遷移到雲端平台的相關方法提供參考。
在系統遷移過程的初期,建議資訊長應協調過去遷移專案裡的相關業務負責人員、系統最終使用者與 IT 團隊,找出過程中可能產生的非預期成本或技術障礙,以及任何非預期的資訊安全、隱私保護、資料備份或網路通暢問題。在此同時,找出企業內部特別抗拒變革的任何小團體或個別人士也很重要。每一家企業都有自己的獨特文化,因此了解之前在進行雲端平台系統部署時的人員,彼此之間如何進行溝通、如何接收訊息,以及如何執行決策變得至關重要。
2. 制訂出一個顧全大局的計畫並堅定執行
沒有人會笨到在計畫尚未完成之前,就貿然投入龐大的重量級 ERP 遷移專案。但是企業資訊長會需要提出一項以上的細部計畫:資訊長需要一項應用程式遷移計畫、一項資料遷移計畫與一套溝通計畫;除此之外,還應該包含教育訓練、資訊安全、網路這些詳細計畫,以及持續對系統的監控與維護計畫等。 在大型企業,ERP 遷移上雲可能需要耗費三至四年才能完成,因此一個能夠含括整體的綜合計畫,必須能夠預先設定好特定的里程碑時程。企業組織要非常努力才能維持進度,並且避免遷移範圍過於發散。但是該項綜合計畫還需具備一定的靈活度,以因應業務條件的不斷變化。
3. 盤點企業應用程式和資料
這項工作聽起來是基本功,但是如果該企業本身就是已具有 10 年、20 年的客製化商業應用程式使用經驗並撰寫專屬自家應用程式的話,一旦開始對應用程式的組合進行全面清盤時,資訊長肯定會感到訝異。而企業的資料也同樣需要盤點,資訊長需要了解企業擁有那些資料、這些資料的結構長得什麼樣子、資料被置放的位置、有多少資料需要和應用程式一併遷移、需要將那些歷史資料進行歸檔,以及這些資料需要儲存多久時間等。
4. 盤點業務流程和企業內知識
IDC 分析師 Rizza 表示,ERP 應用程式並不是活在無塵室裡與世隔絕,因此了解 ERP 系統如何「滲透到其他系統裡」就非常重要。這項原則不但適用於 CRM 等企業內部系統,也適用於需要更改流程以因應貴公司流程異動的業務合作夥伴。
除此之外,企業組織還需要進行「知識盤點」,以清楚地掌握企業所擁有的專業知識,以及在系統遷移到雲端平台時可能影響到的執行流程與作業程序。
5. 決定要採取一步到位或兩步驟遷移方式
當準備將 ERP 應用程式遷移到雲端平台時,企業組織會有兩種策略選擇。第一種,貴公司可以考慮將現有 ERP 應用程式「提升功能並遷移」到雲端平台,然後接著再陸續重新建置或重寫特定應用程式,以充分利用前後期連貫性與最佳化雲端原生應用程式的商務優勢。而第二種選擇則是,貴公司可以將目前還放在公司大樓伺服器裡的應用程式,進行現代化升級,然後將這些更新過的應用程式,直接遷移到雲端平台,一步到位完成所有工作。一般而言,有比較多企業採用兩步驟方式。它能夠為企業更快帶來好處,並且風險較低。
6. 建立完整的培訓計畫
美國衛斯理女子學院(Wellesley College)資訊長 Ravi Ravishanker 在過去職涯中曾進行過兩次 ERP 升級專案,而這次他啟動了一項將該學院舊型 ERP 應用程式遷移到 Workday 雲端應用平台的專案。他認為 Workday 所提供的訓練教材和方法論「改變了遊戲規則」。
Ravishanker 發現,為學校最終使用者所特別客製的 Workday 培訓教材相當有用。Ravishanker 說:「我們需要建立新的教學文件,引導使用者透過系統畫面抓圖,學習完成整個系統使用過程。」
[ 加入 CIO Taiwan 官方 LINE 與 Facebook ,與全球 CIO 同步獲取精華見解 ]
衛斯理女子學院的 IT 團隊,將學校員工團隊帶到電腦實驗室進行實際系統上機訓練。只有在某些特殊情形下,IT 部門才會在教職員辦公室進行一對一的培訓(註:這是在新冠肺炎疫情爆發之前的作法)。Ravishanker 指出,教育訓練是一個必須持續進行的重要程序。即使在新系統部署完成之後,企業組織也需要縮短節省員工的訓練時間,因此培訓教材必須不斷更新,才能應對供應商後續所推出的新版本服務。
7. 將企業執行流程盡可能加以自動化
自動化可以協助企業組織加速將 ERP 遷移上雲,同時可以幫忙減少人為失誤。目前市面上有多款可用的自動化工具,包括自動化資料傳輸、審核遷移資料以確保一切都正確完成的檢查工具,以及用來自動化測試、備份與災難復原功能等工具。
8. 優先遷移最不重要的應用程式
ERP 供應商通常會建議企業先建立一個評估表格,將應用程式的使用等級、複雜度,與對業務的影響程度進行分類。根據此表格所制訂出來的策略,在企業進行 ERP 遷移時,建議 IT 主管應從對公司業務影響最小的應用程式開始。Ravishanker 採用此一方法,將衛斯理女子學院的 ERP 應用程式遷移到 Workday 雲端平台,最終得以節省該校對關鍵任務上投入的經費與人事費用。作為該策略的一部分,Ravishanker 讓新舊系統併行,同時運行了一段時日,以確保在系統切換的過程中一切順利。
9. 考量網路和資訊安全隱憂
一旦貴公司開始在雲端平台上運行核心業務流程,其中重要的是,員工必須能從任何可能的地點,安全地存取使用這些應用程式。公司應確保員工利用 VPN 連接上線,並且需要兩步驟身分驗證。企業組織還可以利用像是 MPLS 虛擬私有網路、都會型乙太網路、固定式無線網路與傳統寬頻網路的其中一些網路連線方式組合搭配,讓員工能有多種連接到雲端平台的備援連線方式選用。
10. 找出任何可能影響 ERP 遷移的人員技能差距
對於沒有太多將應用程式遷移到雲端平台經驗的企業來說,有一個值得注意的要點是,誠實評估完成這項遷移工作所需用到的技能,並將這些技能與 IT 員工的現有技能進行比對。像是 IT 團隊成員是否有處理網路頻寬,以及針對雲端平台重新改寫應用程式的專業技能?IT 人員是否已安插到各單位中深入了解業務流程,讓他們得以藉此評估應用程式,決定有那些應用程式是因監管或資訊安全理由而必須保留在企業本地端,那些應用程式應依照原樣直接遷移到雲端平台,以及那些應用程式為雲端平台重新撰寫後必須能為企業帶來明顯的商業利益。在此同時,許多企業會進一步聘請具有相關技能和經驗的外部顧問來進行指導,以免橫生枝節。
11. 重新評估災難復原與企業永續運作計畫
一旦企業 ERP 應用程式離開原本的資料中心大樓,那麼原本的災難復原與企業永續運作計畫(DR/BC)就必須隨著全新環境進行反應與調整,這一點相當重要。此舉對企業帶來的好消息是,將應用程式遷移到雲端平台,等於是提供了一個增修現行備份和災難恢復計畫的好機會,以便納入對雲端應用程式的資料備份與災難復原機制。這種做法能夠減少對資料中心備份,或是對託管備份磁碟及磁帶等實體裝置的需求。
12. 保持企業內溝通管道暢行無阻
Ravishanker 認為,企業主管能夠抱持同理心,並願意主動了解員工可能感受到的痛苦,是一件非常重要的事。資訊長從遷移專案一開始,就必須先與專案裡的相關人員進行溝通,並在整個遷移過程當中都持續保持溝通。Ravishanker 表示,願意傾聽最終使用者的意見,讓使用者願意一同盡力來協助 IT 團隊推動遷移專案。該團隊甚至專門設立了熱線電話,方便最終使用者在新系統上線遇到問題時,可以馬上撥打電話詢問。
企業組織還需要進一步將這些溝通工作擴展到客戶與供應商,強調正在進行的所有系統更動,都是為了改善業務流程;同時從長遠角度來看,是要能使每個人的生活變得更為輕鬆。
13. 不要忘記考量資訊主權(data sovereignty)
在 ERP 遷移上雲之後,企業的關鍵任務應用程式將外移至 IT 團隊的直接控制範圍之外,而且最終還可能會跨越多個雲端平台可用區域,被複製好幾份。而企業組織需要特別注意的是,無論系統被放置在何處,企業都有責任遵守各國的隱私權法律規定(像是歐盟的 GDPR),並妥善保護客戶的資料。
(本文授權非營利轉載,請註明出處:CIO Taiwan)