打造一個更精通 IT 的企業組織,得從公司高層開始做起。但是,想為高階主管提升技術熟練度的 IT 領導人,則應該把業務放在第一順位。
文/John Edwards‧譯/ PL
業務是業務,IT 是 IT,兩者看來永遠不會相遇。至少,當資訊長試圖向企業高階主管們展示 IT 計畫將如何帶來實質利益時,經常會出現雞同鴨講的狀況。
想要協助企業的業務領導人、高階主管(CXO)同儕及董事會,了解複雜新技術的內在價值,是多數資訊長時不時會面臨的挑戰。商業顧問公司德勤太平洋企業管理咨詢(Deloitte Consulting)負責人Jagjeet Gill 表示,IT 領導人不能只專注於技術,還必須清楚地闡明技術解決方案所產生的商業價值。
Gill 說明:「資訊長需要與其他單位的領導人合作,像是業務、財務與營運等部門,一同幫助其他高階主管及董事會,了解不同技術解決方案如何幫助促進成長與競爭差異化、解決新興風險,並提高營運績效。」
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Gill 表示,根據最近的一份研究報告指出,熟稔技術的企業董事會表現,要勝過相關知識較缺乏的同行。平均而言,企業董事會擁有淵博技術知識的董事成員,未來三年的營收成長將超過 5%,股票表現也會比前一年提高 8%。
成為一名有效的企業溝通者,需要具備知識、承諾、耐心及大量的實務經驗。以下透過七項技巧,協助企業主管們有個好的開始。
一、言行舉止就該像個企業領導人
Info-Tech Research Group 資訊長實務研究主管 Mike Tweedie 表示,使用商業語言並深入了解企業需求,將能促進公信力,進而提升信任。Tweedie 解釋,當企業領導人開始將技術主管視為真正的合作夥伴時,才更有可能參與任務、對變革持開放態度,並相信承諾的結果能夠實現。
高階主管將 IT 視為成本中心的日子早已過去了。Tweedie 表示:「如今,技術必須被視為業務夥伴及創新代理人。IT 領導人被期待要能跨部門無縫工作,並成為所有事業線的推動者,積極加速前所未有的用戶與顧客體驗。」
Tweedie 指出,資訊長應該少扮演教育者角色,而應該多扮演指導者。了解企業需求,像是小程式是如何製作出來、如何為企業產生價值、以及預期的結果等,讓人際關係進一步發展。
二、與其他高階主管打好人脈關係
智慧自動化平台提供商 Workato 資訊長 Carter Busse 強調與管理階層同儕建立關係網絡的重要性。每次的互動都提供提問、傾聽與分享資訊與見解的機會。Busse 表示:「在這個遠距世界裡,企業缺少了茶水間閒聊機會;但是與同儕每兩週召開一次的會議,有助於了解他們的優先任務,並且有機會交流關鍵知識。這些會議還有助於建立對資訊長成功至關重要的信任。」
與管理階層同儕交流的知識,應該與企業基本使命保持一致。Busse 認為,身為資訊長,首先需要分享對企業的了解,然後是團隊正在開展的技術計畫如何與公司使命保持一致。先分享對企業的了解相當重要,如此才能確保訊息確切傳達。
三、對主管們提出建議,並主動合作
商業顧問資誠聯合會計師事務所(PwC)產品技術進步長(products and technology chief growth officer)Suneet Dua 建議,多讓資訊長與重要主管進行一對一的合作,以建立主管們所需的知識與信心,了解企業當前面臨的 IT 挑戰與機會,然後再合作擬定行動計畫。
每位企業領導人與技術的關係深淺不同,IT 知識程度也有差異。如果能形成個人化討論,尤其是針對企業及領導人的角色,將有助於培養更熟稔技術的高階主管群,進而提升主管們對建議 IT 解決方案的支持與採行。
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在開始討論技術之前,考慮使用單位的觀點是很重要的。使用 IT 的各部門目標是什麼?關心什麼?技術或議題要如何迎合更大的企業策略?
Dua 相信,資訊長的工作是幫助企業領導人將 IT 部門的優先要務連結起來,以便更好、更有效地實現企業的目標。提供企業領導人關鍵績效指標(Key Performance Indicator,KPI)及預期成果,將有助於讓 IT 改善的需求實體化,並強調預期收益,這將會推動 IT 計畫的採行。」
任何知識共享都應彰顯 IT 如何為整體企業創造價值。Dua 表示,像是有關自動化的討論,應該強調它如何降低乏味的工作,讓員工能夠從事其它任務並改善整體生產力。領導人應該自始至終都清楚某項技術決策或提議的原因是「為什麼」;因為更深層的知識,既可以產生鼓舞令人興奮,最終又可以獲得更快速的採行。
四、支援目前的企業策略
資訊長對企業主管們分享的知識,應當包括技術如何支援企業策略,以推動營收成長、利潤改善及顧客體驗等領域的成果。Deloitte 的 Gill 建議:「解釋積極的預算規劃如何幫助防範在擴展性、可靠性及績效等領域的企業風險。」
Gill 表示,資訊長對技術解決方案的解釋,應該包括特性及功能如何支持企業流程的案例,並概述能夠透過 IT 解決方案來獲得改善的企業營運 KPI 有那些。
五、鼓勵好奇心並欣然接受影響
由於技術在當今的企業中扮演如此重要的角色,因此資訊長應該積極鼓勵主管們對獲取 IT 知識保持開放態度。軟體開發公司 Endava 資訊長 Helena Nimmo 表示:「實際情況是,許多企業領導人並沒有真正致力於理解資訊長的觀點,或是以技術為中心的主題上。」
資訊長在與企業領導人討論技術問題的一開始會處於劣勢,因為對於許多企業主管而言,IT 是一個生疏而陌生的領域。舉例而言,當財務長在會議期間討論「移轉訂價」(transfer pricing)時,多數主管可能不了解該主題的所有技術細微差別;但是多數人對它的含義及它如何影響企業,可能會有一個概略了解。
Nimmo 解釋:「當資訊長拋出『敏捷』或『內部部署』等技術術語時,一般人並沒有表現出同等的理解水平,這情況太常發生了。資訊長必須抓住一切機會來解釋技術的背景與成果,因為技術既是整體企業的需求,也是推動因素。」
每當重要主管顯然不願深入研究技術主題、或遲遲不解決複雜問題時,Nimmo 建議找來重要 IT 團隊成員投入,並支持 IT 主管的指導。Nimmo 指出,這些人可以與曾面臨技術挑戰的主管扮演值得信賴的影響者角色,幫助領導人對重大 IT 議題更具自信。
六、聚焦在對業務的影響上
資訊長在描述所提議的 IT 計畫時,應該關注專案對企業的最終影響,甚至要比聚焦在技術上更多。雲端服務供應商 ServiceNow 數位資訊長 Chris Bedi 表示:「仔細解釋一項技術的好處及如何使用它,可以幫助高階主管了解他們所投入數位流程的重要性。」
Bedi 強調依據即時結果來錨定 IT 策略與決策的重要性。牢記明確、可實現的企業目標,可以確保實現預期的結果。
七、充實資訊長對業務面的知識
正如企業領導人需要獲取 IT 知識一樣,資訊長也應該努力變得更加熟稔業務。Gill 表示:「為了讓資訊長有效地教育並與他們的同事溝通,必須清楚地了解企業的優先要務,以及企業如何運作。這種理解,將有助於資訊長針對新興技術與市場趨勢,能夠有效地向董事會成員及管理階層提供建議。」
資訊長與高階主管的教育應該是雙向的。讓資訊長與其他高階主管一對一合作,建立起了解當前企業需求與目標所需的知識與信心。
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