由於各企業的執行長預期經濟會衰退,IT 主管需要未雨綢繆,積極主動採取各種措施,在財務長編列預算之前,重新評估外包合約、技術組合、專案清單和職缺招聘啟事。
文/Stephanie Overby‧譯/羅耀宗
面對目前的經濟情勢,如果 IT 主管還沒開始考量經濟衰退的影響,那麼執行長肯定已經開始納入經營考慮之中。事實上,根據美國大型企業聯合會(Conference Board)的高階主管年中展望報告指出,有將近 80% 的企業領導人預期在未來 12 到 18 個月,該企業主要營運地區的經濟將衰退,更或是相信已經開始衰退。而在全球接受調查的企業執行長當中,有 15% 相信經濟衰退已經開始,更有 61% 預期 2023 年底之前衰退會來襲。
Ouellette & Associates 總裁暨 Tech Whisperers 播客主持人 Dan Roberts 表示,雖然經濟衰退難以避免,但難以確認衰退何時到來;這方面需要高階主管展現高超的平衡經營技巧。企業高階主管不能因此就急踩剎車,承受錯失市場機會的風險。但另一方面,如果高階主管繼續以相同的水準投資,但不幸經濟急轉直下,就會產生讓支出超過營收的風險。
Roberts 指出,目前距離上次經濟衰退已經有十年之久,有許多資訊長不曾帶領企業組織應對這類經濟挑戰。但他們還是必須負起責任,設法縮減成本和提升效率,在整個週期內力挽狂瀾,維持業務於不墜。
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但對 IT 投資不足的企業,在此時的處境最糟。Fine Line Partners 董事總經理暨資深顧問 Peter Pisciotta 表示,這些企業幾乎別無選擇,只能切換到求生模式,得從沙發縫隙撿拾硬幣來省錢;雖然這種行為看起來並不漂亮。
IT 成本可能會占用營運費用(銷售、總務和行政費用 (SG&A))與資本投資裡的絕大部分,因此在企業需要降低成本時,IT 費用在縮減成本清單上就經常首當其衝。
全球諮詢公司 Protiviti 技術策略與架構總監 Patrick Anderson 說明,IT 主管務必要擬妥一套因應計畫。IT 主管如果缺少計畫,其他高階主管就可能介入,也許會產生毀滅性的後果。
以下是幾項建議資訊長可以採取的行動,以利在經濟衰退來臨之前,及早調整對 IT 的投資。
一、將固定成本轉化為動態成本
在經濟衰退期間,現金為王。The Hackett Group 財務諮詢實務資深研究總監 Shawn Fitzgerald 表示,IT 可以將一些固定資本支出,轉化為較為動態的營運成本,以協助企業保有流動性。在經濟衰退來臨之前,把更多的工作負載轉移到雲端平臺,能有一部分幫助。
根據 2022 年 6 月 The Hackett Group 發表的報告指出,如果企業組織已經將大部分符合條件的工作負載遷移到雲端平臺,平均節省的成本大約是遷移到雲端速度較慢公司的三倍之多。
二、重新評估 IT 服務合約
在某些情形下,企業原有的服務合約,可能未經重新評估或最佳化就被自動續約。而現在正是檢討外包組合的好時機。
West Monroe 諮詢與轉型業務管理合夥人 Marc Tanowitz 表示,供應商如果能夠對企業提供可證明、可量化的財務價值,理應持續受到用戶與企業客戶的鼓勵,因為這是在經濟衰退環境中能夠成功成長的關鍵。也就是說,買家需要確保其加值夥伴財務實力雄厚,而且不會減少對產品與服務的投資,以致於可能產生對產品性能和品質受到傷害的風險。
IT 主管可以與合作夥伴一同找出降低成本的機會。IP 軟體與服務公司 Anaqua 資訊長 Erik Bailey 建議,請與外部夥伴密切合作,因為他們也可能處於差不多的狀況下。合作夥伴必須重新架構服務以降低成本,而不是完全取消,雙方有可能互蒙其利。The Hackett Group 首席主管 Michael Fuller 表示,企業應當多藉重合作夥伴的力量;他們可以想出如何簡化交貨流程,並將更多工作轉移到成本較低地點的辦法。
由於 IT 服務供應商正在處理人事成本不斷上漲的問題,此時企業要求供應商在價格上大步退讓可能行不通。但律師事務所 Mayer Brown 合夥人暨技術交易全球領導人 Brad L. Peterson 認為,其實企業在決策時有很多選擇,像是可以考慮放寬合約限制來降低成本。企業可以考慮減輕供應商的義務、承受更多的風險、允許大刀闊斧改革,並且承諾對供應商提供更多協助。請記住,企業省錢的最終目的,並不是為了取得最低的服務合約費用,而是為了降低整體成本。
三、調整使用數量比砍價更重要
IT 主管可以要求供應商提供折扣,以降低單位使用成本;或者合理化使用,以節省數量。像是各企業可以將花錢購買的軟體使用許可的數量最佳化等等。
Pisciotta 表示,根據過去經驗,向供應商爭取降價成功的機會並不大。供應商可能利用談判的時候,趁機讓資訊長刪除他們不喜歡的條款,像是降低服務等級協定(SLA)來換取減少收費。
四、關閉冗餘系統
務必騰出時間評估貴公司的軟體與硬體資產基礎。Protiviti 的 Anderson 表示,企業可能有機會降低這些成本;特別是其中一些資產如已接近使用年限或者適合安排替換狀態時,也可能是整併或合理化處置的好機會。
冗餘系統則是削減成本的好目標。The Hackett Group 資深研究總監暨 IT 顧問 Rick Pastore 認為,想砍掉一支應用程式是很困難;但勇於冒險的資訊長會試著關閉一套系統,看會不會有人抱怨。
但是資訊長應該確保這種新品替換能產生財務上的意義。Fitzgerald 表示,如果資訊長停用了還在攤提折舊的資產,勢將遭受財務損失。資訊長需要與財務部門,以及能夠進行分析和提供決策支援的人員合作,發揮團體精神,明智地管理成本。
五、暫停進行優先等級較低的專案
資訊長也應該重新評估公司裡的專案組合,以確保專案仍然都能夠契合業務策略。
會計與商業諮詢公司 Armanino 諮詢業務合夥人 Ryan Prindiville 建議,等待決定是否進行的投資,必須排定優先執行順序。能夠支撐企業度過經濟衰退的關鍵投資不能喊停,但是清單上排第三、第四、第五、第六的投資項目,也許可以考慮暫時先打住。
六、重新檢視職缺招聘
大多數資訊長手上都有大量積壓的職缺有待補實。由於許多 IT 公司現在十分精實,砍掉這些職缺可能具有意義,也可能沒有。但對大多數 IT 主管來說,至少在這段時間內減少承包商數量是值得的。Pastore 說,這可能是第一波的人力成本縮減;也有可能是唯一的一波。
七、擴展成功的先期實驗點
先期實驗和評估很重要,但先期實驗點總是比大規模採用的費用要來得昂貴。The Hackett Group 財務諮詢實務資深研究總監 Fitzgerald 說,如果能夠加速這些先期實驗點的部署,可以脫離實驗煉獄,掃除無法帶來價值的那些東西。
不管資訊長正在考慮削減那些專案,深思熟慮至關重要。不只要考慮潛在的短期效益,也要考慮可能的長期後果。Fitzgerald 說,今天可以選擇切斷一條腿,以減輕 50 磅;但明天可就沒法跑步了。打算選擇投入某件事的時候,必須明智且精挑細選。如果削減成本時目光短淺,造成的災難可不會小。
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