No code、Low code 是目前 IT 應用的趨勢，也是 RPA 發展的主流。即使第一線的作業人員沒有任何程式背景，也可以參與自動化的導入工作，甚至成為整個自動化流程的核心。
文／旗標科技
RPA 為 Robotic Process Automation 的簡稱，意指使用機器人來達成流程自動化的技術。這裡所說的機器人並非實際存在的機器人，而是一種存在於電腦中，能夠代替人們執行工作的軟體機器人技術。像是將 Excel 檔轉貼到網頁表格中，或是每天例行性 key 單到系統等作業，都可以使用這種技術來達到自動化，因此 RPA 也被視為虛擬數位勞動力。
由於 RPA 是軟體機器人，只要不關掉電腦就可以 24 小時 365 天持續運轉，也可以一定程度增加軟體功能 (可以將不同軟體的操作，整合在同一流程中)。RPA 可以將單調的重複性工作或例行性工作進行自動化，多出來的時間，員工可以進行更具附加價值的工作，不僅可以解決人才不足的問題，對提升生產力也有很大幫助。
零程式碼 (no code)、低程式碼 (low code) 的開發形式是目前 IT 應用的趨勢，也是 RPA 發展的主流。這種開發形式不需要使用程式語言，即使第一線的作業人員沒有任何程式背景，也可以參與自動化的導入工作，甚至成為整個自動化流程的核心。或者原先礙於龐大 IT 外包經費而遲滯不前的數位轉型工作，也可以透過 RPA 踏出第一步，即使沒有專業的 IT 部門，也可以嘗試將原有的流程自動化，而且剛起步階段，流程時常會需要變更，也不須假他人之手，第一線人員就有能力修改流程。這種可以迅速建立及變更的機動性和彈性也是 RPA 的特色之一。
將作業分割，加速 RPA 導入
在導入 RPA 時，最重要的就是將目標工作標準化及精實化。所謂標準化就是統一工作的處理方式。而精實化是重整所有流程，排除冗餘的部分。要大規模的進行標準化及精實化會遇到許多困難。實務上，當我們想要以 RPA 使某個工作更有效率時會發現，同一工作的處理方法會因為負責人和客戶而有所不同，處理流程也會不太一致。在這樣的情況下想要進行標準化和精實化，必須多次和相關人員進行協調及確認。導入 RPA 前經常會在這個階段受到阻礙。
此時，與其一直想要把 RPA 應用到所有目標工作，我們可以先將工作細分，找出適用於 RPA 的部分。例如如果公司是使用傳真及電子郵件兩種方式接單，若想要把 RPA 應用於所有的接單作業，會難以處理傳真接單的作業，那麼我們可以先將 RPA 導入的目標作業範圍，限縮在電子郵件的接單作業，如此一來就可以迅速且簡單的運用 RPA 了。完成上述作業之後，再來統整作業流程，將其標準化和精實化也不遲。
RPA 需要持續不斷改善
「持續改善機器人」也是不可或缺的觀念。機器人會依照建立的流程執行工作。若流程中突然跳出平常不會出現的視窗、或是發生和平常不同的狀況時，流程就會中止。當 RPA 因為異常而中止時，我們不能放任 RPA 變得無法使用，必須試著改善 RPA。我們可以建立異常處理的流程，並定期維護，使機器人能夠持續運轉。持續改善 RPA 就是 RPA 成功的關鍵。
讓員工從打造個人助理開始
如果員工對導入 RPA 還有其他各種顧慮，不妨就從打造個人助理機器人開始著手吧！
導入 RPA 時當然會希望能得到與價格同等的回報。然而，若在剛開始就追求最大的成果，可能會因龐大的業務轉換到 RPA 的需求，衍生出要將工作標準化和精實化的沉重負擔，最後往往無法得到好結果。目前市面上已經有許多免費或便宜 的 RPA 工具，即使是小規模的導入 RPA，價格和效果也能達到平衡。
因此，我們建議大家可以先試著打造「個人助理機器人」，將手邊單調的、重複性的工作試著用 RPA 來處理。由於是個人的工作，應該會很清楚每個步驟的細節，可以很快速建立好 RPA，也可以立即感受到 RPA 的優點。若能鼓勵更多同仁自行打造 RPA，將有助於未來全面實施的可能性。這樣也可以將導入 RPA 的費用降至最低，且不需要花費協調的人力就能快速的將工作 RPA 化，具有高度的性價比。
免費、零程式碼的 RPA 工具
Power Automate Desktop 是微軟產品 Power Automate 中的一個 RPA 功能，它又被人稱為 Desktop Flow。Power Automate Desktop 是免費的零程式碼/低程式碼 RPA 工具，不論是從成本考量，還是效率評估，都符合個人或中小企業需求。相較其他自動化軟體，Power Automate Desktop 不但非常容易導入，還不需要配置專業人員或高昂的工具，就可以將日常單調、重複性高的工作進行自動化。
以往雖能使用 VBA 來達到效率化和自動化，但仍須先訂閱或是購買 Office 軟體，但今後只要搭載 Windows 10 系統，不論是誰都可以免費使用 Power Automate Desktop。Power Automate Desktop 不僅可以操作 Office 以外的軟體，使用者也不需要具備艱澀的程式語言知識，就可以達到比 VBA 更好的效果。
根據調查公司 Forrester Research 所公布 2021 年 The Forrester Wave 的 RPA 報告，Microsoft 就被列入領導性品牌的分類之中，而 Power Automate Desktop 獲得了相當高的評價，而且重點目前還可以免費使用大多數功能。
Power Automate Desktop 是最適合打造個人 RPA 的工具，除了基本功能完全免費之外，就算需要監控或排程啟動等功能時，其使用者授權費也在台幣 1500 元以內，而且是第一線人員就可以輕鬆使用的零程式碼/低程式碼工具，不須太多教育成本，很值得所有辦公室人員都來試用看看。若想深入了解 Power Automate Desktop 的各種使用技巧，請參考旗標出版的「比 VBA 更強的 RPA 來了！Power Automate Desktop 零程式打造辦公室流程自動化」一書。
