雲端服務資料盤點及清理責任
組織採用雲端服務時當面對資料安全清理與盤點清冊，應該由CSP與CSC共同負責將資料進行安全銷毀，並透過建立清冊來有效管理資料，以確保符合隱私保護法規。
文／林逸塵（國立政治大學資訊管理博士）
資料安全清理（Secure Disposal）是指採用業界或技術標準等適當方式，對儲存媒體上的資料進行安全移除或銷毀，使資料無法透過任何鑑識手段回復。
透過一些管理上手段，確保資料的安全性，例如授權與存取限制、資料銷毀清理、稽核驗證、資料變更管理。
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資料盤點清冊（Data Inventory）是組織內所保有資料的資產目錄，主要在呈現資料描述、來源、擁有者、儲存位置、格式、使用方式及使用權限等處理資料流程。
盤點清冊就如同圖書館的圖書分類目錄，可以幫助組織定位、管理、利用與共享資料，對於組織後續評估、遵循隱私保護合規性、應採取措施有關鍵作用。
雲端服務所儲存的任何敏感或個人資料，應確保其在安全原則下進行清理及善用資料清單進行管理，在資料安全保護的實踐是重要議題。
資料安全清理
我們設想雲端服務客戶（Cloud Service Consumers；CSC）主動要求雲端服務供應商（Cloud Service Provider；CSP）停止服務，甚至雲端儲存設備需汰除時，自然就會產生資料清理的議題。
一般而言，CSP 具有資料處理技術的掌控能力，因此雙方應理解及議定清理資料的方法，以確保資料清除是一種不可逆程序，無法再次透過任何鑑識或科學的手段復原。
對於不同的 IaaS、PaaS 及 SaaS 雲端服務模式，在負擔的資料保護責任並沒有差異，只要有雲端服務就會有資料安全清理的程序，並且在清理動作執行時，CSP 及 CSC 彼此間是具有相依的關係。
CSP 及 CSC 的共享安全責任具有相依性（Shared-Dependent），處理雲端資料時因法規要求、儲存媒體損壞、資料生命週期結束等，在 CSP 或 CSC 兩者皆會發生清理資料的需求，因此，資料安全清除在控制與實作的責任歸屬，其責任是由 CSP 及 CSC 共同承擔，應各別訂出雲端服務資料處理方式，雙方可就下列安全要求建立共識及進行討論。
● 清除授權程序：應建立清理資料的授權程序，嚴格要求經 CSC 授權人員才能發起、設定並核准清理請求，而 CSP 只負責執行資料銷毀程序，不能自行決定清理時機。
● 資料限制存取：處置請求後應限制存取，CSP 接收到 CSC 的資料清除請求，經核准後應禁止任何資料存取動作。
● 評估銷毀方式：CSC 應理解各種資料銷毀差異，並根據資料敏感度、儲存媒體類型及法令要求，選擇最適當的處理方法。
● 媒體所在限制：資料儲存媒體在未經去識別化或完成清除程序前，不得離開組織授權的場域，CSP 的資料中心亦不得任意移動媒體。
● 資料永久銷毀：儲存媒體在實體處置前，媒體上的資料必須使用標準程序進行銷毀，使資料無法還原，並對媒體進行實體破壞（例如硬碟消磁、粉碎、紙張碎除等）。
● 加密清除技術：利用加密技術達成資料清理使其無法回復，透過資料加密後將金鑰銷毀。CSP 應確保加密金鑰的永遠刪除。利用密碼學初始化採隨機數值，讓加密過程保有隨機性，加入至加密演算法中，可避免相同明文在相同金鑰下產生相同密文。
● 資料抹除技術：當儲存設備進行資料清理，對儲存媒體可採用安全實體資料抹除方法，例如資料歸零處理（Zeroization）、消磁、焚毀、粉碎、交叉式碎紙等。可依循業界公認標準與實務，例如 NIST SP 800-88 媒體清除指南（Guidelines for Media Sanitization）、美國國防部 DOD 5220.22-M 標準銷毀儲存媒體資料（軍規級的硬碟資料清除方法），透過資料三次覆寫（0、1、隨機字元）並執行驗證，使傳統硬碟上資料無法透過軟體復原。
● 資料銷毀驗證：應建立一套系統化流程，確認汰除儲存媒體的資料已被成功、完整地銷毀。透過將過程文件化，執行具有可稽核的驗證機制，確保銷毀結果可以被追溯與查核。
● 委外廠商管理：如果是透過委外商進行資料銷毀及處置時，該委外商應遵循公認的產業標準，並提供正式文件，證明資料已依程序處置。
● 文件紀錄與稽核：應將所有資料銷毀的詳細資訊納入追蹤管理系統，透過數位方式保存媒體清理證明（Digital Certificate of Media Disposition），清楚標示該媒體已完成清除或銷毀。紀錄內容應包括：處置日期、資料類型、處置方法、銷毀日期、授權人員、驗證結果，使紀錄可供日後稽核與法規遵循證明，確保可追溯性、合規性與責任歸屬。
● 主要與備份清除：主要儲存系統是組織正式運作的伺服器（Production）；而備份儲存系統則是主要儲存系統的完整備份或增量備份（Backup）資料。資料清理應涵蓋所有儲存位置，包括主要與備份儲存媒體，且應包含暫存檔（Temporary Files）與過時檔案（Obsolete Files）的區域。
● 殘留資料清除：當清理正式系統的資料，同時亦須刪除備份系統中的副本，包含快取、暫存區、交換區等位置，避免資料在備份或殘留區域被還原。資料刪除必須全面，避免因備份或暫存檔殘留而造成資料外洩風險。
● 程序變更管理：所有執行安全資料銷毀及清除作業，僅能透過明確定義且正式核准的變更管理流程來執行，因資料銷毀屬於高風險作業，必須納入正式變更管理機制，避免誤刪、未授權刪除造成嚴重後果。
● 遵循資料隱私法規：確保資料銷毀流程符合所在地的資料隱私法規，例如個人資料保護法規、一般資料保護規則（GDPR）或加州消費者隱私法案（CCPA）等。
● 定期稽核與檢視：資料銷毀流程應定期稽核與檢討機制，包括實體媒體處置與資料銷毀作業細節，確保持續符合法規並維持其有效性。
至於針對 CSC 的資料安全清除控制，除了上述的安全要求，可特別附加要求：
● 主要與備份清除：CSC 應負責確認資料從正式與備份儲存媒體中刪除。
● 加密清除技術：在可行情況下CSC應採用金鑰管理機制以啟用加密銷毀（crypto shredding）。
● 制定合約協議：確保在與 CSP 的合約協議中，清楚說明資料處置的相關要求，並確保其遵循組織的資料銷毀政策，依據資料分類等級，符合相關法律與法規要求，對資料進行邏輯性與物理性銷毀。
資料盤點
資料盤點清冊是建立組織所保有資料的索引及映射關係，確保所有資料資產的全方位記錄，資料清單列表是詳細的資料資產目錄，對於組織業務或服務產生關鍵影響。建立資料清單是資料治理和實施管理系統的基本工作，例如風險管理、資料隱私影響評估（Data Privacy Impact Assessment；DPIA）等促進資料隱私合規的前置工作。此外，亦有助於組織透過提高資料處理的透明度來增強客戶的信任。
對於不同的 IaaS、PaaS 及 SaaS 雲端服務模式，本項的責任歸屬與實作責任是相依共享型（Shared-Dependent），CSP 與 CSC 皆需負責執行、維護資料盤點的作業，而且雙方在執行過程間是有關聯性的。CSP 須對 CSC 所產生的客戶資料處理，尤其在雲端環境對於衍生資料（Derived Data）的盤點，衍生資料是雲端系統或服務在運作過程中自動產生的輔助資料，而非使用者直接建立的原始資料，CSC 通常難以掌握細節，包含系統日誌、帳號存取紀錄等。另一方面，CSC 就保有的敏感資料或個人資料有進行全面盤點的責任。
我們設想 CSC 在執行關鍵資料盤點工作的相依性，例如須執行個人資料全面掃描、探索及發掘時，只能仰賴 CSP 提供的技術能力。此外， CSP為了滿足地區法令要求、司法請求或調查需要時，CSP 亦會需要存取 CSC 儲存雲端的敏感性或個人資料，在雙方的合約中應有所規範。
完整的資料欄位透過資料盤點過程，其建立及定期維護經由組織標示分級，至少包含敏感資料或個人資料（如客戶基本資料、交易資料、生物特徵資料等），並應貫穿整個資料生命週期，將資料盤點視為符合法規遵循所必要的工具。雙方可就下列安全要求建立共識及進行討論。
◆ 明確識別出 CSC 保有 的資料及 CSP 產生的衍生資料。
◆ 提供敏感及個人資料位置（例如雲端服務的識別碼）、數量與應用的可視化情境，並且透過資料掃描或定期稽核等方法來完成。
◆ 涵蓋的資料類型包括結構化資料（例如資料庫）與非結構化資料（例如電子檔案、電子郵件等）及相關的 Metadata。
◆ 識別出資料處理、匯出或刪除的程序，詳細描述敏感或個人資料使用方式，以及誰可以存取、誰是該資料的存取者、與誰共享、存放地理位置及保留期限等資訊。
◆ 追蹤在組織內、跨部門或組織外部傳送的資料時，不同角色間的流動方向（例如在第三方、商業夥伴、供應商）。
◆ 說明資料受到安全保護的方式，以及組織指定何人負責資料保護工作。
◆ 資料盤點清冊應持續更新並設定觸發條件，例如：設計每日或在特定條件下執行盤點，當系統架構變更、資料分類變更、資料儲存、傳輸或處理流程變更、資料風險態勢變更或法令變更時，啟動資料清單更新機制。
建立資料盤點清冊對於組織導入，在初期常具有挑戰性，透過系統化方式可簡化盤點作業，將流程分解為易於管理的步驟，將所有資料列於清單以利持續進行維護工作。
■ 步驟1：業務需求盤點
建立資料清單的第一步是了解業務需求，明確組織營運及做出決策所需要的資訊，再從中找出特別要關注的敏感及個人資料。
■ 步驟2：確定資料所在
識別組織中所有資料來源，包括資料庫、應用程式、電子表單及電子郵件等，應包含任何儲存資料的儲存媒體。
■ 步驟3：資料進行分類
針對資料進行分類，分類可預先設定標籤，分類可以依照不同需要，例如：資料類型、敏感度及與業務運營的相關性等。
■ 步驟4：確認資料所有權
資料分類完成後，為每個資料集指定所有者，所有者要負責資料準確性、完整性和安全性，組織指定由專人或專責部門來執行。
■ 步驟5：記錄資料元素
記錄每個資料元素，包括基本描述、來源、所有者、格式、用途及資料流，完整記錄能夠確保需要使用資料的人員可以簡單存取和理解資料。
■ 步驟6：建立資料清冊
為了維持資料清冊的可管理性和高效性，可考慮使用試算表或軟體等輔助工具，幫助建立及維護清單。
■ 步驟7：定期檢查更新清冊
由於資料是動態隨著業務、法令、時間等變化，因此定期審查和更新對於保持資料清冊的準確性和相關性至關重要。
■ 步驟8：確保合規性
資料清冊應符合相關的資料隱私法遵，考慮因地域性的不同而進行調適，例如個人資料保護法、特定領域規範、一般資料保護規則(GDPR)、加州消費者隱私法案(CCPA)等。
■ 步驟9：進行員工訓練
組織內員工應該理解資料盤點清冊，定期培訓確保專人及員工確知有效地執行或使用資料盤點清冊。
■ 步驟10：制定備份計畫
應制定資料備份計畫，以保護組織免遭受潛在的資安威脅，降低資料遺失或外洩影響，確保業務的連續性。
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