在防疫的觀點下，針對此類型活動採取「虛實整合」展覽的方式，應該是防疫時下最好的選擇，特別將這樣的經驗分享給所有有展覽需求者參考。
文／潘得龍
2019 年12月在武漢發跡的新冠肺炎，在2020年初對全世界造成了重大的影響，為了避免疾病的傳播，消極的作法，就是直接取消出差行程、會議以及旅行等。而針對大型展覽，也只能直接取消或是延期。甚至如預計於2020年在東京舉辦奧林匹克運送會，無可避免的，也因為疫情的關係，被迫延期。
不過若能運用科技，加入一些巧思，反倒是能夠化危機為轉機，誕生一些更有效率的新作法，在疫情過後成為主流。位於台灣中南部的國立雲林科技大學，根據英國泰晤士高等教育公布的2019年世界大學影響力排名，全球排名介於101~200名，也就是全台排名第4，科大排名第1。
雲科大於2019年底，就開始籌劃將學校深入社會的努力成果，也就是全校師生在社會實際與地方創生的耕耘成果，於2020年3月17日舉行發表會與展覽。正當各項發表、展覽、會場、表演以及記者會，甚至貴賓邀請卡都設計幾乎就緒時，疫情卻顯得越來越嚴重。校方在評估了各項情況之後，決定改採虛擬線上發表的形式，但同時於學校的藝術中心，舉辦為期三週時間的實體展覽。如此一來，既可避免開幕時候的人流聚集，同時又可運用拉長實體展覽的時間，而有分散人潮聚集的效果。
虛實整合的成果展覽
展覽內容包含學校在2019年整年有關「社會實踐」與「地方創生」兩個主題，所有的內容都與全校師生，深入到不同地方鄉鎮、社區所執行的各類議題有關。其寶貴的成果，在於老師與學生進入到不同的場域，與社區的民眾一起瞭解問題、思考問題及解決問題。其中有許多成果是包含實際的作品，即使沒有實物作品，也是有實際操作過程的內容。但如此一來，若是完全以數位化呈現，部分的內容將無法呈現，因此在這樣的思考之下，校方決定採用數位與實體展覽同時進行的方式，此次的展覽，也就轉化成為一種「虛實整合的成果展覽。」
展覽的準備工作一直是以實體現場展覽的計畫進行著，同時第一天開幕包含一個上午的記者會活動準備。到了2020年二月份的時候，整個疫情已經相當緊繃，學校越來越多會議也改以線上會議的方式進行。雲科大由於很早就警覺到線上會議這樣的需求，因此舉辦相當密集的使用教學以及教學上的應用。
開幕記者會與貴賓邀請的數位化
因為是由於防疫的關係而作了改變，因此首先考量活動過程中會產生人群聚集的部分，主要的考量是將所有可能會有多人群聚的事件轉化成數位化活動。
首先針對開幕記者會設計好的貴賓邀請卡，修改其中部分內容，但其實修改的部份不多，主要是將開幕記者會的地點，改成網址和一個二維條碼。這個網址會連結到學校為了此次展覽增設的一個成果展覽網站，同時與執行業務的「永續發展與社會實踐中心」網站整合，而不是獨立的一個外部網站。主要考量，是想要讓瀏覽的民眾，能夠感受到這個展覽的內容是與雲林科技大學高度相關，同時能夠順便體驗到中心業務與的角色。
大部分的受邀者是以電子郵件的方式寄出電子邀請卡，少數的貴賓才以紙本的方式寄出。在邀請開所公布的開幕時間點，所有人都可以經由二維條碼的連結網址（https://reurl.cc/4RRr4V），或是直接經由雲科大社會實踐中心的網站，連結到已經預先準備好的開幕內容，同時也能一併得知現場展覽的完整展出資訊。
沒有實際現場的開幕記者會，但仍然可以透過公共關係室發表新聞稿，而且由於將現場開幕的經費轉用於豐富網站展示內容，這讓讀者連結之後呈現的資訊，呈現出更完整的狀態，讀者可以在看完線上展示內容後，自行決定是否要進一步到現場展覽場參觀。
現場展覽方式的因應與調整
現場展覽基本上仍按照原來規劃的方式執行，但如果條件允許，可以拉長展覽的時間，一方面是搭配線上數位展覽的資訊，讓想要到現場參觀的民眾能夠有更充裕的時間。這是搭配網路行銷的長尾 (Long tail) 特質，雖然沒有爆滿的觀眾群，但每日一定都會有固定的參觀者。這樣的調整，雖然看不到熱烈的人潮，但參觀的感受反而更加舒適，而更成呈現會場的質感。
同時，會場的規劃動線，可以配合學校的防疫措施，讓到現場參觀的人，同時也讓學校防疫工作人員更加安心。
成果展同時會有紀念手冊，師生和社區參與的部分案件會有一些獨特的成品，例如：與山區種植竹筍的農民合作，將竹筍乾燥之後，製作成猶如魷魚形狀的各類農產品以及加工保養品等。在線上開幕之後，另以郵寄的方式，寄送給重要的貴賓。後續可能規劃在展覽網站上，針對這些展覽的有趣產品，以線上訂購的方式提供給有興趣的參觀民眾，如此，可將部分產品進一步商品化的可能。
線上展覽規劃
由於以線上的方式取代了部分現場的活動，因此針對線上內容的部份，就必須於預定的開幕時間之前完成所有想要展出內容。
線上網站展出的內容可以分為幾個部分：
一、現場靜態的海報與文字，先轉換成靜態的內容，作為線上展覽的基礎。
二、預先錄製重要貴賓於開幕記者會時的致詞內容。
三、將原本計畫於現場的成果說明介紹，改以影音錄製的方式進行。
四、將紀念冊以電子書的方式內嵌於線上網站。
現場展覽會有一些海報等文字說明，可以直接轉換成靜態內容，作為靜態網站的基礎。而預計邀請重要貴賓蒞臨致詞，則可以透過預先採訪錄影，經過適當的剪輯，就可以放置到網站使用。
此外，原本開幕記者會，籌劃了幾件特色作品主持人的成果說明 talk show，則也是預先錄製與編輯，然後以影音的方式呈現於網站。若要說與實際現場 talk show 的差異方式，一個是現場的掌聲與互動，能夠感到活動的熱絡；而網站上的影音則是有機會讓講者有更多構思呈現以及修正的機會，同時觀賞者則能以自若的時間細細體會。
此次展覽也印製的精美的成果手冊，因為已經有製版完成的電子檔內容，因此可以使用一些簡易好用，成本又不高的工具，就可以直接將成果手冊轉換成線上電子書。建議轉換成較新而且也日漸普遍的 HTML5，在顯示動態與功能上都會比較順暢與強大。此次展現上展覽的經驗，是使用 HTML5 Flip Book，可以直接從 PDF 檔案轉換成 HTML5 格式。如果沒有太多功能與效果上的要求，甚至免費版本就可以達成需求。
各種科技整合是關鍵
在這次虛實整合的成果發表展覽中，我們可以看到幾個重要技術的整合運用，電子郵件、影音錄製剪輯、網站靜態與動態的呈現、方便連結的網址，如二維條碼等。也使用了一些工具將文書檔案轉換成電子格式。
至於最近流行的視訊會議軟體，在現在展覽中似乎沒有使用到？其實是有的。部分講者或主持人因為距離的關係，無法約好共同的地點錄製採訪，也採用了最容易上手的視訊會議軟體，直接將視訊畫面與聲音錄製下來，然後後製，就可以成為放置在網站上展出的內容，其視訊品質以及流暢無中段的品質，帶來不少便利性。
此類擁有許多實體物件與動態說明內容的展覽，很難完全以數位的方式進行，而展覽活動的延期，又會給展覽單位帶來執行上的壓力與成本的激增，至於直接取消更是一種損失。因此在防疫的觀點下，針對此類型活動，採取「虛實整合」展覽的方式，應該是目前這樣的情況下最好的設計選擇，特別將這樣的經驗分享給所有有展覽需求者參考。
