新冠肺炎在全球爆發，理光集團於1月28日因應成立危急應變小組，積極地監測事態發展。台灣理光則在日前啟動分流辦公演練，確保BCP (營運持續計畫)能應付未來任何可能狀況。
採訪／施鑫澤 文／林裕洋
新冠肺炎延燒全球，不僅嚴重衝擊民眾的日常生活，也讓各產業營運受到很大影響。以身為世界工廠的中國為例，農曆年後開工時間整整延遲一個月以上，造成全球產業供應鏈系統大亂。由於世界各地不少公司都出現因某位員工感染新冠肺炎，導致其他員工必須居家隔離，造成企業營運頓時停擺。為此，不少公司紛紛著手制定營運持續計畫（Business Continuity Planning, BCP）、建置遠端辦公機制，利用虛擬桌面、VPN連線、視訊會議系統等資訊工具，搭配筆記型電腦、行動裝置等，讓員工也能在家持續處理公務，維持商業流程的正常運作。
考量再縝密的事前規劃，若沒有透過真正進行演練，一旦需要實施遠端辦公，難保BCP能達成預期的目標。為此，日前台灣理光於始實施「分散辦公」模擬，確保IT單位事先規劃的機制，包含遠距打卡、登入公司內部網路等機制能夠順利運作。另外，台灣理光原本就有銷售針對改善辦公流程的高度數位化解決方案，如視通訊設備、多功能事務機、商業流程解決方案，也藉此機會讓全體公司同仁，體驗營運持續計畫的規劃以及重要性。
台灣理光常務董事許博惇指出，早在新冠肺炎爆發之初，就開始規劃分流辦公的機制。但是台灣理光認為，除了導入可遠端協作的系統及設備外，更應該讓員工適時模擬異地備援之工作方案，若員工在外有什麼使用困難可儘早排除外，也可訓練員工對於數位化設備及系統有更高的掌握度及使用能力。
在新冠肺炎爆發之機，理光集團即按照不同地區的狀況而斷定警戒級別，其斷定警戒級別的標準是基於世界衛生組織（WHO）、日本厚生勞動省及理光體系內的標準而定。此外，理光集團於2020年1月28日因應新冠肺炎成立危急應變小組，積極地監測事態發展並按上述政策而作出決定。
基礎架構完善 僅需擴大網路頻寬
成立於2008年10月的台灣理光，理光集團在台灣的子公司，為進口Ricoh原廠產製辦公室事務設備、周邊配件、零件耗材等產品，並提供專業的設備整合、辦公室文件解決方案諮詢、商務流程委外及空間規劃顧問服務。期望提供各行各業更有效率、廣度及深度的全方位辦公室解決方案。
因應市場變化，2018年台灣理光開始推商業流程服務（Business Process Services, BPS）解決方案，提供客戶商業流程相關服務。於新北市五股區成立「數位影像服務中心」，期望以受過專業訓練、肩負保密義務的專職專責理光人員，提供穩定及高品質文件流程服務，有效率的將客戶商業流程整合及最佳化，節省成本及提升工作效率。
許博惇說，企業要啟動遠端辦公機制，資訊架構要有很大改變，我們受惠於2018年進行辦公室大改造工作，很多資訊架構已經完成改善，且員工都是使用筆記型電腦上班，所以在新冠肺炎從中國蔓延到其他國家時，我便與資訊部門、人資、業務部門討論，確認推動分流辦公的可能性。在資訊部門評估下，除了要增加連外頻寬之外，也重新調整遠距打卡、登入公司內部網路。至於人資部門也開始向員工宣導，下班時要把筆記型電腦帶回家，以便應不時之需。
2015年台灣理光辦公室也透過重新規畫改為數位化及開放的討論空間，也導入理光互動式電子白板、投影機及視訊會議等解決方案，團隊成員能隨時「集合」、「佈署」與「展開」，有效提升工作效率，降低營運與溝通成本，更將整個辦公室改造為Live Office；讓客戶實際體驗商務空間規劃的靈活運用價值，發揮空間最大坪效。另外，2018年10月台灣理光進一步啟用Live Office 2.0，增加資源管理系統、智慧零售解決方案、擬人化電子佈告系統、商業流程服務及主動式服務等體驗項目。
臨時啟動分流辦公演練 找出機制缺點
多數演練工作都會先告知參與人員，讓演練工作能順利執行。然而許博惇認為新冠肺炎何時會衝擊到公司營運無法得知，所以在與部門主管討論之後，決定採取臨時啟動方式，除先前將所有員工加入通訊群組，確認員工都能即時收到公告後，確定採取臨時執行分流辦公機制，以便了解先前規劃機制是否符合現況。
「臨時啟動分流辦公演練後，果然發現有很多預先沒想到的問題，例如有員工沒帶筆記型電腦回去，還跑來公司拿再回家上班。」許博惇解釋：「至於分流辦公名單部分，先前有部分同仁是共同在外租房子，所以可能導致名單配置不好，因此也趁此機會調整名單，讓分流辦公專案能夠發揮預期效益，並達到同仁在分組期間不會接觸的目標。」
實施分流辦公專案時，不少業務部同仁很擔心會影響台灣理光的服務能量，導致難以對客戶提供即時技術支援。所幸台灣理光很早前就開始將物聯網技術融入多功能事務機之中，客服人員可透過戰情中心的電子白版，隨時掌握客戶全台連網設備健康狀況，可在狀況發生第一時間立即解決。
解決方案齊全 滿足分流辦公需求
多年前，隨著行動裝置快速普及，在公司外處理公務成為新形態辦公趨勢，理光集團早已察覺到辦公工作型態面臨著許多變革挑戰，於是以「溝通」、「綠能」和「安全」為核心，從內部協同合作、文件管理服務、碳足跡減量與資安等面向，推出多元雲端解決方案，協助企業打造新一代數位辦公室。
除在2014年進一步全面提升物聯網服務系統，發展雲端主動式服務，以大數據即時分析掌握多功能事務機設備狀況，讓客戶企業營運不中斷。而互動式電子白板主要是提供商業、製造業和教育界全新的溝通方式，能輔助商業會議、電話會議、協同作業簡報和教室訓練課程，其手寫品質極高又流暢，螢幕解析度細緻，並能輕鬆地遠端共用影像，帶來更高的生產力。至於超短焦投影機使用獨家的曲面反射鏡，最短投影距離只需11.7公分，不再受到會議室的限制，超越空間限制，更邁向投影不受限的全新境界。
台灣理光超前佈署，制定分流辦公機制，降低疫情的威脅、確保員工健康與維持組織運作。以自身經驗，提供客戶更完善解決方案，讓企業有足夠的因應能力。
