Teams是Microsoft旗下的一款視訊會議產品，以其穩定性和流暢性出名。新冠疫情期間，不少公司為了維持社交距離，紛紛由見面會議轉為了Teams會議。可是，並不是所有人都習慣使用Teams會議。
該怎麼做，才可以讓你的Teams會議變得更有效率？以下是一些小竅門。
1. 使用穩定器材 把握Teams軟件
工欲善其事，必先利其器。要舉辦一場有效的Teams會議，首先就應該要有適當的軟體和硬體。
開始會議之前，與會者應該先確認自己有適當的設備，包括收音正常的耳機麥克風（包括有線與無線耳機麥克風；若你的桌面較為大型，還需使用麥克風延長線）與攝影機，並確認攝影機對準與會者。除此之外，與會者的網路連線得穩定。如你認為網速力有不遞，或者可以試試看關掉各種無用的軟體 ，如背景運行的下載程式或Youtube串流。
至於軟體，我們一律建議使用Microsoft Teams。Teams是個一步到位的軟體，能一次過滿足團隊內對話、會議、分享檔案、制定議程等等需求，同時亦支援其他 Office 365產品（如Word、Powerpoint、Excel等）。這些獨特的功能，有助你的辦公室工作變得暢順而且透明，提高作業效率。
2. 預備會議議程 減少無用人手
好的開始通常就是成功的一半。無論是現場進行的會議還是Teams的會議，你都應該在會議進行前，預先分發議程。這樣能讓同事事先準備，理清議題，並確保出席者都有必要在場，促進有效溝通。
3. 列明發言規則 促進有效互動
面對面會議中，你可以觀察各人的肢體語言或表情，得悉與會眾人的反應，從而調整會議節奏。在Teams進行網路會議，你只能透過鏡頭與畫面觀察眾人反應，難以即時調整會議節奏。
在會議開始前，與會眾人應該先重新理清會議議題及行程，並選出主持人。主持人該控制會議節奏，為發言分配時間，定期鼓勵未有發言的同事發言。
4. 把握多元手段 簡明呈現資訊
與同事在會議期間分享資料，現在變得更加簡單。透過Teams的「共用畫面」功能，你可以選擇所需要的檔案（如簡報、圖表、文字檔、影片檔案等）或分享屏幕畫面，輕鬆向同事講解資訊。
會議期間，大家時間寶貴。為了避免會議進程拖沓，你應該在事前預備好報告所需要的檔案，並在報告內清楚列明重點。如有需要，你可以使用其他Microsoft的產品——如Excel、Powerpoint等工具——製作圖表，將複雜的數據轉換成簡明精煉的訊息。
5. 注意會議著裝 小心背後環境
不管何時何地，只要帶著電腦、電話或平板電腦，你就能投入Teams會議。只不過，使用 Teams進行會議會使用鏡頭，而鏡頭會拍攝全身。倘若你不希望因為自己的衣著過於隨便，或者因為背景噪音過多，而被認為有欠專業，你應該根據會議的內容和列席者梳洗並著裝，並選擇寧靜的環境進行直播。
除了拍攝列席者，攝影鏡頭會拍攝身後內容。為了維護個人私隱，同時避免背景分心，Microsoft Teams提供了背景篩選，能將背景模糊或替換成預設的範本背景。
6. 預備會議記錄 善用Teams功能
不管是文字還是錄影的會議記錄，既有助其他未有參與會議的同事跟上業務發展，亦能方便日後跟進議題。Teams就此提出了優良的支援功能。使用者能將文字或錄影的會議記錄檔案上載至Teams，供團隊成員追查進度。
Teams支援其他雲端儲存空間。你可以在Teams登入Google Drive、Dropbox等雲端儲存空間，與你的團隊成員共用檔案。
結語
視訊會議是較為新鮮的產物，難免會發生意外。例如，有人不小心分享了不適當的內容、忘記在適當時候靜音、或對著靜音的麥克風高談闊論。
面對這些意外，還請多多包容，溫柔地在暗處提醒同事。
