近期關於人工智慧發展的新聞遍地開花，其中由 OpenAI 在 2022 年年末推出的 AI 聊天機器人 ChatGPT 席捲全球，雖然 AI 聊天機器人我們早已有在使用，但是 ChatGPT 特別之處就在於使用了 GPT 語言模型（目前模型使用到第四代），有獨特的自然語言互動模式，如同與真人對話一般。涵蓋技術教學、提建議、擬訂計畫、寫文案、翻譯、寫程式碼，整理資料等，將 ChatGPT 應用到職場也會是提升工作效率的好幫手。
文／旗標科技
讓 ChatGPT 自動將資料整理成表格
ChatGPT 雖然名為聊天機器人，但除了文字對答外，它也能產生文字以外的回答內容，例如：表格、程式碼等等。讓 ChatGPT 幫忙將一段未經整理的文字，直接轉成表格，妥善運用，未來就能節省不少文字處理的時間。以建立會員資料表格為例，即使從 Line 上面拿到的原始資料雜亂，複製文字後貼上 ChatGPT，只要給予適當的指令還是能生成完整的表格（圖 1）。
人員的生日要以民國還是西元年來計，ChatGPT 可以統一。不僅如此，還能額外下更多的提示，如將每個人的星座跟年齡列出來，一樣可以迅速完成（圖 2）。
又假如還需要追加資料，還是可以提供給 ChatGPT，它會再生成新表格。最後，因為 ChatGPT 無法直接下載表格，需要複製後貼到 Excel 才能編輯。雖然需要分成兩步驟，但是面對繁瑣的資料，先利用 ChatGPT 進行初次整理後再進行利用，還是能提升不少工作效率。
利用 ChatGPT 在 Excel 產生函數公式和 VBA
進階的應用方法則可以依照不同需求，讓 ChatGPT 協助判斷 Excel 現在該使用哪個公式。像是檢查資料有無空白欄位（COUNTA、COLUMNS）、查找資料欄位（VLOOKUP、HLOOKUP）、找出重複資料（IF、COUNTIF）、計算年齡後判斷送什麼贈品（DATEDIF、TODAY、IF） 等。只要說明清楚情境、表格內容、想要做什麼事情、預計填入的欄位，ChatGPT 就能迅速找出最佳函數公式解，並給予步驟指導。ChatGPT 甚至可以代寫 VBA 程式碼，即使不懂程式的使用者也能讓辦公室作業自動化（圖 3、4）。
ChatGPT 使用提醒
ChatGPT 在使用時可能會發生幾種錯誤，下列為整理出的 ChatGPT 使用提醒，還有可能會遇到的特殊情形解決方法。
- 回應時間長：一個問題的回應速度因流量而定，平均需要等 10 秒左右讓 ChatGPT 完成答題，快的話 1 ~ 2 秒就可以完成。但如果現在使用人數多，可能會慢到需要等 30 秒 ~ 1 分鐘左右。
- 隨機解答：同一個問題往往會有不同的答案，我們沒有辦法控制 ChatGPT 如何回答，只能靠精確用字或是分成多步驟提問，逐漸提高 ChatGPT 答題的精準性。
- 答案不一定正確：ChatGPT 有時給出的答案很明顯是錯的，需要使用者自行下判斷，因此現階段比較適合當作整理資料的幫手，而不是把它當作無所不知的專家。另外將問題拆解成多個步驟提問、增加情境描述、提供具體要求、來回逐步修正等方法，都可以增加 Chat GPT 解答的正確性。
- 流量容易超載：網站流量過多時就無法繼續使用 ChatGPT，甚至無法登入，系統會顯示「ChatGPT is at capacity right now」等訊息。依照經驗，台灣時間只要下午四點之後流量就容易超載，推測可能 ChatGPT 在歐美地區的用戶使用量非常大，因此最好避開當地上班時間的流量高峰，也就是盡量在台灣的上午時間使用，操作體驗較好。
- 注意用語差異：即使輸入的是繁體中文，ChatGPT 可能以英文或是簡體中文回應，可以輸入提醒請 ChatGPT 把語言改回來（甚至可能要提醒好多次）。另外也要特別注意兩岸用語的差異，如 Excel 列和行的用法，就剛好相反。如果有看到 D 列這種說法，指的其實是編號 D 的行。
- 資料庫具時效性：ChatGPT 的訓練數據模型至 2021 年為止，因此若問題很明確提到了最近的時間，ChatGPT 會婉拒回答。
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數位轉型最難的一哩路往往是基層人員的 IT 素養不夠，無法跟上企業轉型的腳步，隨著 ChatGPT 領軍的 AI 應用越來越普及，只要經過適當的引導和基本的教育訓練，就可以有效弭平資訊落差，順利將各種自動化、智慧化、數據化等應用導入企業之中，短期可收提升生產力的效果，中長期則可讓企業整體競爭力向上提升。
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