DocuWare 智慧文件管理結合「AI 共智創新基地」助企業重整工作流程、加速數位落地
文·圖／台灣理光
立足全球服務網絡與深厚經驗，台灣理光致力於賦能現代企業，全面釋放組織工作潛能。面對混合辦公與 AI 浪潮，成為「企業 AI 數位轉型夥伴」，根據Asana針對全球逾萬名知識工作者的調查，現代上班族高達 60% 的時間消耗在溝通協調、文件搜尋與行政流程等庶務上，「辦公時間碎片化」已成企業普遍痛點。對此，台灣理光以在地深耕逾三十年的流程洞察為後盾，結合「AI 共智創新基地」與 DocuWare 智慧核心技術，協助企業打通數位斷點、重塑工作體驗，建構 AI 可安全運行的數位治理基礎，陪伴組織走完從導入到規模化的完整實踐旅程。
20/80 翻轉革命 用 AI 奪回被行政吞噬的黃金時間
台灣理光觀察到，許多企業的數位轉型仍未完全落地，資料很多，知識很少；科技很快，流程很 慢。在傳統辦公環境中，員工往往將高達 80% 的時間與精力投入重複性行政庶務，受限於跨系統協作及非結構化資料難以整合等問題，真正能用於創造商業價值的時間僅剩不到 20%，加上招募困難、培訓成本攀升與人工登打易生差錯等挑戰，也使行政低效的代價持續擴大，為協助企業加速數位轉型，台灣理光提供 DocuWare 智慧企業內容管理，推動「20 / 80 翻轉革命」。
台灣理光 DocuWare 賦予文件「思考力」
DocuWare 將分散於企業各平台，格式不一且難以搜尋的資訊進行數位化歸檔，再運用 AI 系統與結構化管理，承接重複性任務，讓人力更聚焦於判斷、溝通與創新等高附加價值工作。這場轉型的關鍵在於治理思維，管理階層應以由上而下（Top-down）的方式，將各項職務拆解為具體、可理解、可執行的任務，並明確界定 AI 的介入範圍與權責，建立以「資安」為前提，可追蹤且能持續擴充的數位辦公基礎架構，台灣理光以DocuWare 為技術核心，推出兩大 AI 核心產品，為企業打造新世代智慧文件管理能力：
- DocuWare AIDP：少量樣本即可快速啟動文件辨識
整合大語言模型（LLM）技術，以近似人類大腦的閱讀邏輯理解文件，僅需一至兩份樣本進行初期驗測與調教，即可快速展開文件辨識，靈活應對手寫中文、圖文混排等複雜格式。實測顯示，針對台灣商業文件的辨識準確率達九成以上，能如資深助理般「秒懂」合約、海運提單等高複雜度文件，大幅降低人工判讀成本。
- DocuWare Aura：企業內部專屬的AI 幕僚
專為合約管理與財務單據設計的企業級 AI 幕僚，核心價值體現於三個面向：精準查找，以自然語言提問即可定位特定條款並附上關聯文件；智慧比對，自動分析不同版本或供應商合約的條款差異；資安防線，所有查詢均在企業受控環境內運行，從根本杜絕使用通用型 AI 可能衍生的營業秘密外洩風險。
落地實績 從醫療到場域營運的真實轉型
- 醫療保健與醫材服務業：AI 賦能稽核，建立合規新典範
某全球醫材領導品牌透過全台廣大經銷商體系銷售產品，過去每季須耗費大量人力現場抽
查，面對海量紙本發票，人工比對耗時且合規時效壓力沉重。導入 AI 文件辨識解決方案後，系統自動識別各式發票並轉化為結構化資料，與內部申報資料交叉比對、即時示警，成功將稽核作業時間縮短逾 50%，專案涵蓋率穩定達 80% 以上，樹立醫療產業合規管理新標竿。
- 金融業：AI 文件辨識，兼顧百萬份文件處理與資訊安全
面對扣押公文、企業稅報、繳費單及電費單等多元文件，某大型銀行每年需處理逾 70 萬件單據。導入以 DocuWare 為核心的智慧文件平台後，透過 AI 智慧索引進行文件辨識與資料擷 取，文件辨識率達 80% 至 90%，大幅降低人工處理負擔；同時在高資安封閉式內網架構下，整合權限控管、完整稽核軌跡與即時告警機制，實現 24/7 穩定運作，兼顧營運效率、法規遵循與資訊安全。
Human-in-the-Loop 與企業共創人機協作的未來辦公
隨著台灣企業加速邁向 AI 落地與辦公場景升級，智慧文件處理與流程自動化已成關鍵戰場。針對這波數位變革，台灣理光常務董事 許博惇表示：「AI 的真正價值在於放大『人』的判斷力與創造力，而非取代人力。透過 DocuWare 系統導入，我們希望陪伴企業從小規模、可驗證的應用情境出發，以『小步快跑、有效再擴大』的節奏，穩健打造最適合本土企業的混合辦公與協作模式。」展望未來，台灣理光將持續深化軟硬體整合實力，以「AI 數位轉型夥伴」之姿，協助組織在碎片化時代重拾核心價值，與企業並肩共創高效、敏捷且具備高度韌性的未來辦公新局。
