COVID-19疫情延燒，驅使企業建構遠端辦公平台。超過90項合規性方案的Microsoft Teams，便名列教育部的推薦名單中，加上有免費版本可使用，是企業可嘗試使用的方案之一。
文／林裕洋
雖然受惠於台灣衛生福利部疾病管制署（CDC）的高警覺心與超前部署政策，從中國武漢向蔓延全球的COVID-19，並沒有在台灣造成重大災情，也讓台灣民眾得以維持日常生活與最大商業活動。然在未雨綢繆的思維下，企業或學校都紛紛運用創新科技，預先打造滿足遠端上班、上課等機制，以便因應不時之需。可惜日前卻爆發Zoom存在重大資安漏洞，除資料會回傳至中國境內伺服器外，也頻頻傳出遠端會議遭駭客入侵，迫使企業或學校另尋其他解決方案。
如教育部鑒於疫情嚴峻各校實施遠距教學需求殷切，便建議學校可考量採用 CyberLink U Meeting、Microsoft Teams、 Cisco WebEx、Adobe Connect、Google Hangouts Meet 及開源的 Jitsi Meet 等軟體進行視訊會議或線上教學。
台灣微軟 Microsoft 365 商務事務群副總經理陳慧蓉說，此次突然爆發的 COVID-19，讓全球企業都對遠端會議解決方案需求大增，但是卻有不少人忽略產品必須通過資安合規的重要性。如微軟推出問世滿三年的 Microsoft Teams，便通過超過90個合規性方案，所以才能深受眾多公部門與企業肯定，並且獲得教育部的推薦。
在推動智慧校園、因應數位自主學習趨勢，教育部已與微軟簽訂合作，目前全國師生可透過教育部教育體系單一簽入服務，以教育雲帳號登入使用 Office 365、Microsoft Teams 線上教學及協作平台。如此一來，預估可省略至少一個月的審核時間，中小學師生無須申請即可免費使用，預計全國中小學超過250萬名學生及20萬名教師可享有此服務。
遠端辦公方案多元 Microsoft Teams 主打協同作業
因應疫情變化，目前市面上採取遠距辦公的方案，大致上可以分成虛擬桌面、遠端桌面、VPN連線，以及遠端多人會議等方案，各方案應用情境有極大差異，投入成本也有很大不同。以問世最久的VPN方案為例，平常通常是資訊人員遠端管理伺服器等設備使用，若要在多數人使用此方案存取公司內部資料，會有操作介面不夠友善，在資安保護、資料存取管理上也有不少漏洞。至於虛擬桌面、遠端桌面等，則是針對需要存取公司內部的ERP、會計系統等人員設計，可以享受彷彿在公司內部工作的環境，不過投入成本也相對較高。
至於名列教育部建議採用名單中的 Microsoft Teams，則是屬於 Microsoft 365 產品中的共同協作平台，可提供語音、視訊會議通話等多樣化遠距會議需求。因應不同裝置需求，與會成員可以透過手機、平板、電腦等裝置，輕鬆加入 Microsoft Teams 會議，遠端共享桌面檔案、線上即時討論共編文件等，打破實體與線上會議的距離，讓成員在家辦公也能維持正常運作。
目前Microsoft Teams有免費版、商務基本版、商務標準版等可以選擇，其中光是免費版的功能就非常多，如無限制的聊天、視訊通話、檔案共用、儲存空間等功能。以視訊通話為例，便可透過免費內建的群組和一對一語音或視訊通話，讓整個團隊掌握一致的資訊。
「Microsoft Teams 最強大功能在於協同作業，團隊透過Office即時共同作業，包含Word、Excel、PowerPoint和OneNote，可以享有多人共同編輯一份文件的優點，這也是其他會議軟體沒有的功能。」陳慧蓉解釋：「另外，這款產品搭配 Microsoft Power Platform 後，可以透過API方式，將公司內部ERP系統的部分資訊，呈現在 Microsoft Teams 畫面之中，對於商務人士來說是非常使用的功能。
多重安全設計 可減少資安事件
2017年上市的 Microsoft Teams，早已經成為微軟員工的標準辦公工具之一，僅管本次疫情並沒有影響台灣微軟的正常營運，不過若有臨時突發事件，員工也能藉由該工具協助，確保商業流程能持續運作。這套工具在設計之初，即納入遠端會議所需的安全性考量，以在確保員工在遠距工作時的安全，因此是由 Microsoft 365 Security 提供安全機制，包括裝置與身分存取管理、管理機密文件權限，及裝置威脅防護等。
在強制性整合AD系統部分，這項功能使用前提，是公司內部必須有啟用 Windows AD 的企業才能使用，且密碼部分為企業要求的密碼複雜度及定期更換機制，在此狀況下，一般外部人員無法自行註冊加入到企業環境，而微軟也建議企業員工啟用多重驗證(MFA)來確保外部使用登入時執行雙因子驗證，以便確認是員工本人使用。
至於外部來賓控管部分，Microsoft Teams 採用以角色為基礎的存取控制(Role-based access control, RBAC)機制，相關錄製功能、檔案功能或加入人員功能皆可因應企業內部管制而封鎖，不開放給外部來賓操作；也可設定為僅有部分人員才能創建團隊及加入來賓，並限制僅特定網域的人員才能被加入到團隊中，多一層嚴謹控管。微軟也建議使用者可啟用大廳審核機制，讓外部人員必須透過內部人員核准才能放行加入會議中。
陳慧蓉指出，Microsoft Teams 擁有非常多元的安全設計，除產品本身通過90向安全法規劃，也整合 Office 365 的安全連結與安全檔案功能。藉由此項功能，可透過沙箱與機器學習等進階機制，找出惡意連結與封鎖小組網站和文件庫中的惡意檔案，在使用者協作及共享檔案時保護客戶的組織及機敏資料。
隨著全球疫情發展，不但影響了企業的工作型態，也對個人與家庭的社群生活產生巨大的衝擊，為幫助企業更快速並輕鬆地部署遠距辦公措施，微軟推出 Office 365 E1 六個月免費試用，可體驗 Microsoft Teams 完整功能，享受無限量的聊天、視訊通話、文件共享功能，且此版本並無使用人數上限。，對於學校而言，師生也可透過Office 365 A1教育版所支援的 Microsoft Teams，實現防止疫情的遠距教學。
