瞭解聰明的採購團隊如何做出好的決策，可提升IT專家為購買新軟硬體與服務等任務帶來的價值。
文／Tim Greene 譯／Nica
IT採購團隊給人表現不佳的印象，部份原因在於面臨的阻礙太多：少數僅偶爾簽到的成員有權過度干預、未能囊括多樣性的利益相關人、花太多注意力在廠商對產品的敘述上、未給予應有安全性…等。
那麼，IT專家要做什麼才能改善這些狀況，並確保當他們身為採購團隊的一員時，能做出最佳採購方案？Gartner認為，能做的事非常多。
研究公司調查了全球中型與大型企業的1,464名應答者，發現他們平均每年完成26項產品的採購決策，其中包括基礎架構軟體與資料中心設備、營運管理服務、資訊安全與應用軟體。
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他們的成功率計算方式，取決於是否完成Gartner所謂的「高品質交易」，也就是一份滿足客戶初衷，繼而推動採購順利進行，並意謂著購入優質產品。
落於高品質交易的比例出奇的低，平均只有27%，進行此項研究的 Hank Barnes 如此表示。有近乎40%的受調查者表示對他們自己做過的決定感到「極度遺憾」。
Barnes多數時間都是在建議廠商如何改善販售與行銷企業產品的方式，但他的發現卻揭露許多採購團隊如何作業與IT專家可能如何行事，才能提升致勝率的方式。
一、定義成功與失敗
企業採購團隊，必須從確定想要的新科技產品或服務相關的營運成果開始。自問：「此次採購目的為何？」再將答案繫結到改善企業營收、風險或聲譽等方向。「我們認為，事前就思索成功的模樣，應為決策程序的一部份。」Barnes表示。
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以升級網路基礎架構，以利支援區域性站台的邊界運算為例。技術性目標是讓物聯網裝置零延遲回報。營運目標則可能是升級成果可支持收益成長10%。要問的是：「實際上意謂著什麼？」答案或許是接下來半年內每月最佳化25個站台。意即遷移規劃是要在某天實施以利即時切換。「其實是對專案規劃進行逆向工程。」
這是所謂事前剖析的部份，團隊也應該定義失敗。例如當他們做出好的採購卻沒有一個被採納？先為使用者訓練做好規劃，採購才會被接納。
●IT專家提示：提供做出這次採購的前因後果，確保團隊其餘成員都瞭解這點。在整個處理過程中，專注於目標並忽略可能冒出來的次要問題。
二、採購團隊規模很重要
集合採購團隊時，只要是能提供相關資訊的人，越多越好。例如，業務線代表能針對終端使用者是否能接受使用所選產品，還是會需要可觀訓練才能使用，提供有用見解。這些企業內部職能代表，提供了團隊核心決策制定者可能缺乏的因果背景資訊，Barnes表示。
越多職能群組參與，採購程序的延誤就越少，Barnes說道。
●IT專家提示：擔任採購委員會一員時，認真思考這項採購會影響哪些使用者，進而鼓勵讓這些群組的代表提供意見。
核心決策制定群──真正做決定那些人，也就是從職能群組接收資訊的人數，最佳數量是三到五個。Barnes研究調查指出，這是能得到最佳採購成果的最佳數量。這些成員應留意所有團隊會議，從職能群組接收資訊，再加進商議程序。
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採購團隊無可避免會出現臨時加入的成員：遠距觀察專家的執行高層、特權使用者等諸如此類，Barnes稱之為不請自來的決策制定者。透過他們在公司階層裡職位的威權或個人勢力，左右團隊決定的方向。
由於他們並未參與所有會議，他們不會聽到貢獻建議時考量的所有因素。因此會以自身偏好考量，不假思索地任意拒絕提議，Barnes表示。
●IT專家提示：準備一份團隊持續進行的作業摘要，從偶發參與者上次參與開始，接著提供簡報讓他們快速進入狀況。
「我將它稱之為『我們如何走到這一步』的指南，」Barnes表示。用這種方式，他們會做出更進入狀況的建議，比較不會導致錯誤決策。而且，IT專家可以協助評估偶發參與者的建議是否可能影響營運成果，從而抑制任何可能離題的建議。
Barnes的調查發現：如果可能，偶發參與者越少越好。最佳成功率52%，是在採購群組裡擁有三至四位主動參與者與零位偶發參與者的狀況。最糟效能群組則是只有一兩位主動參與者與一位以上偶發參與者的組合。
三、諮詢外部資訊
Barnes發現，利用外部資源充實決策資訊的採購團隊，往往得出更高品質的交易。那些僅仰賴廠商提供資訊的團隊，成功率為20%。帶來越多採購相關的不同觀點，潛在問題更少也更容易處理。「這就是多樣化的力量。」Barnes表示。「當我想採納一個冷門觀點時，偏見會干擾我，而獨立驗證有助於我與此抗衡。」
●IT專家提示：尋求外部資訊來源，包括獨立測試與審查、分析及同行。IT專家將他們在特定產品的經驗敘述貢獻在公開檢視站台上，便能反過來協助同行。
四、納入安全性
安全隱憂迄今仍是制定IT採購決策最大延誤，聽起來難以置信，僅29%視安全性為延誤因子的，費心尋求安全性、風險與合規性專家參與其採購團隊。
這是可能的，因為團隊由各職能群組形成，他們瞭解自身安全性疑慮，也深信能夠處理，只是他們同時也缺乏整體安全性經驗。而由於採購程序單獨進行，某些人會要求要資安專家列席諮詢，而當專家就位，他們提供的分析就會導致延誤的發生。
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讓資安專家參與不但可以降低延誤還能改善成果。Barnes研究發現，將安全性考量進來，對最終採購決定感到遺憾的狀況急遽下降。例如，資料中心硬體採購者未將資安專家納入團隊時，有53%應答者極度後悔他們當初的購買行為。而在納入安全性時，極度後悔降到18%。「我們很少感到遺憾，安全性觸及每個角落。」Barnes表示。
●IT專家提示：確保資安同仁被拉進來協助評估可能的採購，越早越好。採過過程中越晚諮詢資安團隊，越會拖慢整體程序。
五、管理時間與優先順序
採購團隊的工作絕非IT日常職責的一部份，它是等同於全職工作的額外任務。有許多IT專家發現自己同時身處多個採購團隊，因此注意力會被多方牽引。
團隊成員應列出各種任務的重要性順序，為這些任務安排適切的資源。
●IT專家提示：招募擁有相關領域知識具有利害關係的相關各方，考量該採購的具體面向並回報。這種委任的方式可以減輕個人負擔，還能擴充專案有關的知識。
IT採購團隊的工作責任重大且相當耗時。IT專家參與的主要優勢在於他們的技術專業，但他們還能用更清晰易懂、專注與效率的方式協助團隊，以產生更好的成果。
（本文授權非營利轉載，請註明出處：CIO Taiwan）
