現今世界上SAP安裝最多的系統之一是S/4HANA，這要拜成功的資料準備及技能再提升之賜。
文／Peter Sayer‧譯／葉庭筠
行動電信業者Vodafone在一星期內將支持了10萬名員工的龐大SAP系統搬移到S/4HANA，但他們的準備時間超過1年。
Vodafone企業資訊系統部門資訊長 Ignacio Garcia說，資訊是關鍵。「資料、資料、資料，你需要100%著重在資料上。」
10多年前，Vodafone將22國營運系統整合成單一 SAP ECC 執行個體。這讓它可以集中化看到採購和業務運作情形，但Vodafone有上萬座基地台，每座基地台都要追蹤數千個元件，因此現在SAP光是支援日常批次和處理就需要更大容量，Garcia說。
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此外，整合這個巨大架構和新一代的軟體即服務（software-as-a-service）應用結果並不好。「我們無法獲得需要的資訊，即使可以速度也不及格，這表示我們建出來的是一個像義大利麵的混亂、專屬系統，我們把資料從SAP撈出來，放進另一台機器學習系統上跑，才能得出我們中央執行個體的結果，」他說。
因此Garcia決定找來Accenture幫忙，從 SAP ECC 搬到 S/4HANA，後者以前就是幫Vodafone整合 SAP ECC 執行個體。
Vodafone企業轉型部門主管 Holger Grewe 指出，有一個很熟它現有ERP系統的合作夥伴，可以減輕不少風險，尤其是Vodafone的S/4HANA系統上線時可能是當時世界上規模最大的。
「這點當然SAP從沒證實過，但我們絕對是全球最大的，」Grewe說。
減低搬移的負載
搬移到S/4HANA做法有二種：一是綠地（greenfield，全新打造）模式，以空白的資料庫和打造全新的應用系統；或是棕地（brownfield，從既有系統改進）模式，在現有系統匯入資料，重新建立流程。
由於Vodafone曾經將全球的ERP整合到單一系統，也體會可存取所有資料的好處，因此「重新打造一個新系統，過程重新來過一遍真的不適合我們，」Garcia說。
在和採用過棕地策略的公司談過之後，Garcia注意到資料準備的重要性。因此，Vodafone先花了8個月汰換掉硬體，但也儘可能壓縮資料以減輕搬移的資料量，去除掉沒用的程式和報表。
「當你有很多介面或報表，而且是客製化的，那它們讀取的表格在搬移過去後可能都不在了，」Garcia說。
接下來的工作是把資料轉換到新模型。這需要一口氣從舊系統搬到新系統，以當時手上的工具，任何因為不預期的資料造成的失誤都會導致搬移中斷，因此他們規劃了多次演練。
「第一次做時整個過程花了22天，」Garcia說。「Holger和我不能乾脆對業務同仁說『系統要休工22天』，這完全不可行。」
這使得他們再做一次壓縮來減少搬移的資料量，SAP和Accenture也費了番勁最佳化程式碼，改變運作方式，他說。
「最後，我們只用了4天就完成轉換，雖然時間還是不短，但只要選一個對的周末，再和業務部適當溝通，這方法是可行的，」Garcia說。
技能和敏捷性
就算你選擇了和Vodafone一樣的棕地搬移策略，Grewe說，「但你還是得花上和綠地模式一樣多的時間來分析、教育訓練、辨識出不再需要的東西。這樣做真的很有用，我們移除掉一大堆程式碼和報表，沒人提出什麼抱怨。」
沒人抱怨的原因之一是Vodafone利用應用系統的使用資料來辨識哪些流程該刪除，哪些該自動化：「若沒有好好檢視系統內的資料就無法討論，然後我們也和其他業務部門討論未來可以怎麼進一步標準化或自動化，因為加值開發往往需要繁複作業，不是一下子就變出來，」他說。
「我們的確是摸著石子過河、邊做邊調整，」Garcia說。例如最初規劃是資料3次完全轉換後再上線，以確保一切順暢進行，但「我們最後做了5次，因為我們認為這點太重要了。」
學習和強化必要技能是此類專案的關鍵。在Accenture幫忙下，Vodafone找到對現有ERP系統很有經驗的專家，但他們也要求Accenture必須找來HANA的高手加入，並且帶起自家IT人員的HANA能力。
「我們有很積極的認證方案，讓大家都能機會取得認證，」Garcia說。
Vodafone的SAP團隊一大部份位在印度，他們負責監控和維運的任務。這個團隊很大，大到Vodafone的IT成本很容易受印度盧比匯率變化影響。因為有了S/4HANA，Vodafone得以縮減維運功能，把人員調去做更有生產力的軟體開發工作。因為同產業有其他10多家公司也正要啟動類似的升級專案，Vodafone不希望有經驗的員工跳槽，職涯成長是留住他們的重要方法之一。
因此，在搬移到S/4HANA後，他們的軟體開發速度拉高了，由一年大改版2次及小型改版4次變成每幾月就部署好多次。「我們整體戰力強化很多，我們自己可以多做很多事，也為業務部門帶來更多助益，」他說。
搬到S/4HANA另一好處是更容易取得資料來分析，Grewe說，S/4的嵌入式分析應用程式員工使用相當踴躍。
過去員工得用郵件傳送試算表，等到他們處理過再送回去時已經太晚了，現在他們只需要傳送報表連結即可。
「要員工改成異於以往的流程、嘗試新事物，需要有點好玩的元素，」他說，尤其是在棕地搬移模式下還保留了舊系統許多功能。
但有個地方若是太「好玩」反而有害，那就是使用機器學習來自動化流程。在以系統協助偵測規則時，你必須確保一致性，「如果太多員工使用SAP不同功能，演算法就無法抓出規則，那你機器學習專案就很容易失敗，」他說。
(本文授權非營利轉載，請註明出處：CIO Taiwan)
