居家辦公(Work From Home)的轉變令人關注，但是，重返工作場所也給了企業領導人帶來一連串的新挑戰。
文／Rick Grinnell‧譯／PL
新冠病毒疫情爆發後，組織先是被迫因應疫情，而後必須面對隨之而來的防疫政策。如今，正當體育迷重返賽場、學生重返學校之際，多數上班族仍然遵守居家辦公的指令。重返工作場所將成為一種新常態，但是，這個未知的後疫情時代會是什麼樣子呢？
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我與幾位美國的執行長、資訊長及資安長交談，想了解他們過去一年來的處境 — 哪些進展順利、哪些進展不順利 — 並了解他們為大多數員工重啟辦公室大門的計畫。這些高階主管是一些來自金融服務、保險、媒體及科技等產業中最具前瞻思維的跨領域思想家。從我聽到的評論感受到美國企業展現出的恢復力與適應性。
過去一年居家辦公的積極正面成果
儘管疫情影響了每個人，對於每家公司或產業的影響卻有差異。不過，企業領導人普遍表示，儘管情況悲慘，還是存在一些積極正面的成果。尤其，強制實施的遠端工作環境加速了數位轉型，讓他們更具競爭力，並且比預計中讓他們更快地位居動態優勢的位置。
此外，企業很快了解到居家辦公並不會降低生產力或品質。正如某位高階主管所說，「除了客服中心之外，我們在短短幾天內就恢復至近100%的生產力 — 在某些情況下甚至更高。我們在不到兩週的時間內讓它們恢復到100%。」
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有鑑於員工分散各地仍能維持這種一定的生產力水平，另一位高階主管表示，「公司現在知道了，我們可以從任何地方僱用最優秀的人，而不限於那些車程距離內可以抵達辦公室的人。這對我們而言是一項重大的思維轉變。」最後，經由一些對話點出，為了配合居家辦公的行為模式，資訊安全架構的改善與進展，比原先規劃的還要快，最終大大增強了組織的資訊安全配置。
資訊安全的挑戰
在另一方面，過去一年也衍生許多需要迅速解決的資訊安全挑戰，圍繞著新冠病毒的社交工程是首要疑慮。根據一位資安長表示，「居家辦公增加了對存取分析及社交工程訓練的需求，以對抗因疫情而整整增加了七倍的社交工程騙局。」
一位高階主管表示，內部人員給資訊安全團隊帶來的麻煩是必須考量的一部份，他說，「我們許多員工會忘記在私人時間退出公司網路便直接瀏覽網頁。我們必須解決透過我們網路連至不當URL與內容狀況激增的問題。」
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大量的攻擊企圖與行為及威脅伎倆的改變，皆導致資訊安全團隊不得不迅速調整專案與預算。這導致資訊安全團隊成員精疲力竭 — 他們不僅要加緊解決網路安全問題，還要遠端工作，同時面對所有居家辦公員工都在面對的負擔。
除了顯而易見的資訊安全問題，高階主管們還提到，居家辦公更清楚顯示員工之間的不平等，某些員工因為家中有限的科技設備與網路而苦苦撐著，解決之道為重新思考以員工為主的預算與資產配置。
不過整體而言，與我交談的所有高階主管皆認為，無論從技術、管理及流程的角度觀之，他們現在的處境都比以往任何時候要好得多。
迎向新常態
隨著新冠肺炎確診人數日減及施打疫苗人數日增，許多公司如今已經準備好迎接員工重返工作崗位。但是要如何安全地做到，卻是個問題 — 甚或他們是否需要讓整個勞動力都回來。與我交談的高階主管們提到，他們的領導階層及董事會已經決定，不需要急於讓所有員工重返辦公室。由於居家辦公的生產力很高，因此並沒有迫切讓他們回到辦公室辦公的需求，更何況還得甘冒健康風險。
不過，鑑於新冠肺炎確診人數及地方法規，這些決定會因地而異。如一位高階主管所說，「我們在雪梨或奧斯汀所做的決策，與我們在波士頓或紐約所做的選擇大不相同。」
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值此同時，提供盡可能多的彈性及員工幸福感是企業的首要任務。「我們需要盡可能聘僱及留住最優秀的人才，」其中一位高階主管表示。「強迫人們進辦公室、或反之強迫居家辦公，將與我們的目標背道而馳，只要我們能保持工作品質就好了。」
許多公司 — 這也是我投資的新創公司的經驗 — 認為較年輕的員工最渴望回到辦公室。他們認為辦公環境對他們的社交生活很重要。這群員工發現居家辦公最具挑戰性，原因不足而一 — 與工作環境狀態各異的室友同處一室，在小小公寓裡獨自生活而感到孤立，或無法以團隊的一份子的身分與大家在一起工作等。
未來的新挑戰
鑑於新常態將帶來截然不同的實體與網路行為，新的挑戰橫擺在眼前。由於部分員工全天候返回工作場所，而其他員工仍維持混合模式或全天候居家辦公，因此實體存取控制及網路行為每天都有很大差異。就在一年前，資訊安全團隊必須快速因應居家辦公行為，而今後的焦點則需調整將重點放在實體及網路存取的波動配置上。
多數與我交談過的高階主管表示，他們回歸辦公室上班的時間點，理論上是九月（只有一位表示他們六月回辦公室）。無論時間點落在何時，他們全都面臨的主要挑戰是部署時程安排軟體，確保只有特定的員工可以在特定的時間內進入辦公大樓，這可便於管理空間、生產力，並管理訪客相關事宜。第二項挑戰是提供會議室，便於讓居家辦公員工能夠輕鬆協作。「我們之前不常在會議室中使用Teams或Zoom，」一位高階主管表示。
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儘管這些領導人沒有任何一位會想維護處於疫情狀態的資料 — 「誰願意因為組織內部儲存疫苗或檢測狀態，而違反「健康保險流通和責任法案」(HIPAA)法規？」 — 小組裡有些人對於為進入大樓的員工及訪客提供不准或放行的第三方資料服務，表達了一些他們的好奇。他們可能為了必須確保第三方是否遵循符合組織標準的資料隱私及網路安全模式，而導致資訊安全風險。
討論重返工作場所是一個好預兆，這顯示某種類型的常態就在我們看得見的不遠處，但是我們真的不了解這種轉變將如何運作的全部意涵。對那些在過去幾個月辛勤不倦地工作，啟動居家辦公事宜的高階主管而言，轉而要為「自居家辦公返回」(Return from WFH, RFWFH)制訂基本規則的工作，才剛剛開始呢！
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