在虛擬工作環境中,保持團隊成員能夠連結工具、資源和資訊至關重要。若缺乏這些工具,虛擬工作環境則很可能失敗或難以管理。
文/Danielle Sabrina 譯/陳薇真
對對對於大多數企業,尤其是規模不斷擴大的企業而言,維持可靠與高效率的通訊始終是項挑戰。現在的問題更大了,因為至2020年,美國50%的勞動力會成為遠距工作形式。
因此,出現了一個重要且難以回答的問題:如何確保團隊成員之間建立必要的聯繫,從而提高他們的生產力和投入度,同時又為雇主提供透明度?
一、從責任制和可見度入手
建立行動化員工與其管理人員之間某種程度的責任制和可見度,可給予員工歸屬感,並使雇主信任員工。
通常,缺乏定期監督和雙向溝通會使公司付出代價。其中一些成本是浪費在員工執行一些公司並不需要的任務上的時間,以及浪費了一些不必要的薪水,並且可能錯過工作截止日期或是損失幾筆交易。就算更換員工,新員工可能還是會發生同樣的事情。
關鍵是在連結度、責任制、行動化以及實現目標的有效資源之間找到平衡。在虛擬工作環境中,所有平台之間的語音通訊品質特別重要。例如,整合式通訊公司Deltapath與杜比(Dolby)合作,將聲歷其境般的通話品質引入其平台。該公司的科技能夠消除任何非人聲和背景噪音,無論用戶是客戶服務代表還是團隊成員,聽起來就像是每個參與者都在安靜的會議室中,即使他們可能正在參加一場音樂會。
另一個工具是螢幕錄影日誌程式,它能夠提高工作透明度和可見度。Hubstaff是我的公司用來遠距監控工作的工具之一。在整個工作期間,該程式會定期擷取螢幕畫面、追蹤應用程式和URL活動以及滑鼠使用情況,雇主可以查看這些紀錄以確保進度。當向客戶報告任務工時的時候,該系統也很有幫助。
二、BYOD-自攜行動裝置
如今顯而易見的是我們都透過行動裝置保持聯繫,95%的英國和美國公民都擁有某種行動裝置,無論是在手機、平板電腦還是筆記本電腦,透過電子郵件、即時訊息、Slack、Zoom或任何其他程式或應用程式對外連結。這些通訊工具的優點在於可客製化應用程式和程式來因應每家企業的需求,達到最大化通訊效率和速度。
旅遊部落格網站Culture Trip由300多名自由工作者所組成,結合了傳統策略和線上工具以符合自由工作者的需求。經理們同時也是許多自由職業者的導師,他們發現使用Google Hangouts進行小組指導會議非常有效。他們還有一個微型網站,裡面包含工作細節、政策,GDPR歐盟通用資料保護規則和許多其他項目的完整指南。
對於另一家公司來說,溝通可能主要是透過Slack、電子郵件和群組簡訊進行,但對於另一家公司來說則完全不同。行動設備的靈活性和適應性為公司和員工提供了機會和可能性。市場上持續出現新科技,使溝通更容易、更有效,甚至還有通訊應用程式能夠直接即時發送文件檔。客製化行動裝置的能力改變了傳統公司的面貌。
三、員工能夠面對面獲得管理人員的指示
研究顯示,經理與團隊成員的關係可能會大大影響員工的生產力和投入度。如果員工無法聯絡其部門經理,很可能難以保持生產力。他們可能無法獲得所需的明確指示,因此他們只能猜測雇主的需求,並可能得重做一遍。
解決溝通難題的方法之一是建立定期報告流程,使經理及團隊之間每週召開一次會議。每天有一定的時間讓員工回報任何非緊急問題也非常有幫助。
企業應鼓勵管理人員填寫並更新工作日程表,使員工能夠聯繫到他,並通知員工何時適合聯繫。儘管一般電子郵件和訊息都是很好的溝通工具,但是重要的是不要低估面對面對話的價值,甚至視訊傳達的肢體語言和臉部表情也可能對團隊關係產生重大影響。
四、不要忽視安全性
如上述,當今企業針對遠距和行動工作人員所面臨的嚴峻挑戰之一是保持良好的溝通和合作,此外,安全性亦不容忽視。在網路恐怖主義和全球駭客攻擊的時代,所有企業都開始尋求方法以保護資料、員工和資訊的安全。
通常,在典型的辦公環境,公司將採用適當的流程、策略和協議來保護密碼策略到病毒防護的所有內容。但是,遠距員工可能會遇到非常不同的風險。例如,遠距員工可能會嘗試從不安全的環境上網,如咖啡店或免費Wi-Fi。
為了保護遠距工作者的操作,最好建立一些緊急報告協定,確保行動工作人員受過資訊安全的培訓,並確保他們安裝正確的防禦軟體,例如病毒防護。實際上可以將安全更新加入每月團隊會議以及到職流程,確保其系統和防禦軟體已更新。
對於那些沒有IT人員的企業,有如Infosec這類的資訊安全公司專門培訓行動員工的安全意識。透過網路安全教育,公司可提供遠距員工正確的知識、工具和思維方式,以防止他們受到外界網路攻擊。
五、花些時間閒聊
儘管支持閒聊似乎很奇怪,但研究表明,發展融洽關係對於促進更好的員工投入度和幸福感很重要。畢竟許多遠距和行動工作人員沒有太多機會與團隊成員建立情感上的聯繫,這使得他們很難融入團體。
鼓勵員工討論共同的興趣來建立員工之間的關係,將有助於解決問題、改善構想並提高客戶服務水平。以下是給企業的一些建議。
- 舉行圓桌視訊會議,每個人都有機會看到他們團隊成員。
- 鼓勵每週進行「虛擬聊天」,讓人們分享自己這周的消息。
- 使用破冰技巧來促進連結。例如,讓團隊中的一個人透過視訊通話介紹他們最喜歡去的地方或咖啡店。
- 為虛擬午餐或咖啡約會提供少量津貼,以支持建立員工關係。
六、不要忘記建立工作/生活界限
最後,請記住,行動和遠距工作人員有時可能會很難區分工作生活與個人生活。人們通常會認為,他們花在辦公桌或特定辦公空間上的時間越少,他們的工作/生活平衡就越多。但是,並非總是如此。遠距和行動工作人員經常受到分心與干擾,這會模糊他們的職業世界和個人生活之間的界限。
為了確保員工盡可能保持投入,並減少他們精疲力盡的可能性,必須鼓勵他們在工作場所與個人世界之間建立明確的界限。例如,要求員工在公司內部網路和應用程式上顯示上線狀態,以便其他團隊成員知道他何時有空。當員工不在工作時,他們應完全關閉與工作場所之間的連結。
致力於工作和業務是件好事,但是沒有人能夠永遠維持工作狀態而不疲倦。
進入行動時代
研究持續顯示,組織可以從遠距工作受益。而且,在可預見的未來,員工對遠距工作的要求正在並且將繼續增加。而且,由於失業率很低,現今絕對是一個員工市場,這代表雇主需要比以往更努力留住員工。從本質上講,企業必須付出一定的薪水使員工滿意,否則就得付出新員工願意接受的薪水。一般來說,更換員工的成本高得多。
你的企業是否與行動產業的最新發展保持同步?貴公司如何滿足當今和未來員工的需求?如何使用最新、最棒的科技小工具、應用程式和系統來改善雇主與僱員之間的溝通?現在是不是加快腳步的時候了?