人力資源資訊系統可以簡單且效率與效果兼具地管理各種規模企業組織的員工、政策與程序。
- 文/Sharon Florentine 譯/Nica
人力資源資訊系統(HRIS)針對HR部門所設計,屬於管理員工、政策及程序的獨立應用,或以SaaS為基礎提供服務的軟體。HRIS解決方案的功能包括資料登錄、資料追蹤、資料分析等資訊相關功能,滿足人力資源部門各類需求,包括求職者追蹤、到職程序、薪資、工作績效管理,以及財會方面功能。一般而言,大多數HRIS軟體廠商會針對雇用美國公民的企業提供服務。
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HRIS有時與人力資源管理系統(HRMS)通用,它們的差異僅在於一個關鍵--HRMS的內容含括監控與管理質量性員工資訊模組,例如員工滿意度與參與度。
除此之外,人力資本管理(HCM)解決方案的內容則包含全方位員工績效與參與度,兼顧量(員工個人已完成的工作有哪些、花了多少時間、擔任哪些職務以及他們如何執行任務)與質(員工如何參與這些角色並覺得身為企業組織的一員,並在這些角色與企業組織裡感受到激勵)。
HRIS的功能
即便每套HRIS解決方案提供的功能與特色有所差異,但有許多功能性是普遍都有的,如下所示:
員工資訊管理:姓名、職銜、地址與薪資這類資料是最基本的。薪資與職位的歷史紀錄、報告結構、績效評估歷程,以及其他重要員工資訊都含括在內。
企業文件:包括員工手冊、緊急疏散程序與安全指南這類項目。
招聘/ATS(求職者追蹤系統):求職者、開放職缺、面試、薪資、工作敘述等等內容。通常HRIS會與其他招聘與雇用軟體整合,讓招聘者能夠快速並輕鬆調動求職者資訊。
福利管理/開發登記:HRIS多半會納入登錄狀態的變化與個人資訊的更新以便進行福利管理。一個理想的系統,會允許員工尋找並檢視自已的資訊,包括假期追蹤、受益人等其他諸如此類的資料。
缺勤管理:有些系統會將這項歸納在福利管理功能,有些則獨立出來。缺勤管理包括假期、病假與個人休假,以及家庭與醫療假等相關休假福利。
酬勞管理/薪資:這是HRIS最重要的一塊,內容包括薪資歷程、工資、調薪、紅利、稅務資訊與其他財務與報酬功能。HRIS會與其他企業財務軟體與會計系統整合。
教育訓練與發展/績效管理:這項功能可以讓企業組織集中記錄訓練、學習與個人發展規畫,可以瞭解員工在企業組織裡的進程。資深領導者可以匯整報告,瞭解員工在滿足哪些角色,而就成功規劃而言他們的績效又代表什麼,並據此找出深具潛力的人才。反過來,也有助於確認落後的員工,那些遭降職、停職、加入個人改善規劃裡的員工等等,即便這些員工已離職。當其他企業組織要求瞭解先前員工的狀況時,HR部門便能輕鬆回報該員工個人聘雇或回聘的適切性。當企業組織需要認證與授權時,這個功能尤其重要。
大多數HRIS都會提供控制台自助功能,讓HR作業功能流暢並減輕管理上的負擔。某些特定模組,像是福利管理與出缺勤管理,員工就可以自行修改資訊:變更福利、要求休假或移轉他們直接存款帳戶資訊的配置。以績效管理模組而言,管理者可以輸入回饋訊息、評估結果、績效筆記與其他直接報告相關諸如此類的資訊。分析報告通常也是HRIS裡的自助服務功能。員工、管理者、招募人員與執行高層,皆能依據HRIS軟體裡的資料為基礎,進行存取並產生報告。
HRIS優勢
有效的HRIS能提供企業組織追蹤與分析員工、前員工與求職者相關資料,從他們首次申請、整個在職其間,到離職或退休的一切資訊。這是個人、員工、管理者及雇用與招募專家們,在尋找資訊時一應俱全的方案。
基於此,全面性的HRIS可以讓企業組織更有效率推動專案並規畫HR成本預算,還能提升制定決策的效率。由於所有資訊與分析都集中在一處,也因為整合了分析與報告功能,HRIS更能輕鬆找到並分析所有可用的HR相關資料,繼而提升企業組織決定雇用、解雇、支付、晉升、員工數量、營業額與人才留存率及其他人事決策的能力。
大部份情況下, HRIS都能讓HR決策更有效率。雖然它難以量化,但這些決定也能提升量化的改善,繼而促進員工與管理者生產力,因為管理上的重擔減輕了。
藉由數位化保護資訊,HRIS也能改善隱私權與安全性問題。與能夠輕鬆存取但難以保護且更容易在天然災害或火災中遭到毀損的紙本記錄與試算表相較之下,這是更適切的方案。這些系統,還能儲存美國平等就業機會資訊這類法規單位的資料,滿足合規性要求。
HRIS可以讓HR管理者從處理資料登錄這類非決策性、單調的HR任務中解脫,讓管理者專注在更與人員相關的任務上,像是面試與個人發展。此外,由於HRIS將企業資訊、公告、連結、政策與程序集中於一處,員工們更能自行尋找這些資訊,避免詢問HR重複性的問題。
舉例來說,在美國,員工們希望完成要求休假、變更直接帳戶、電子薪資條與變更W-2或W-4表單這類經常重複的動作,這些程序都能自動化且由員工自行完成,無須人為監督或介入。值此之故,這種作法會減少許多紙本作業,核准作業更有效率。
最後,管理者可以更輕鬆存取為了完成整份報告所需的規畫、開發與支援相關資訊。此舉有助於參與感、士氣,與員工的存留,還可以發展進一步推動企業成長與改革的一連串規畫。
HRIS廠商
據Grand View Research報告指出,全球人力資源管理市場粗估將於2025年達到三百億美元,未來六年的年複合成長率為10.4%。
受歡迎的幾家HRIS廠商如下:
- Oracle HCM Cloud
- Infor CloudSuite HCM
- Workday
- Kronos Workforce
- Dayforce
- BambooHR
- SAP SuccessFactors
- Criterion
- CoreHR
- Epicor
- Ascentis
- Ultimate Software UltiPro
選擇HRIS解決方案的關鍵考量
面對這麼多的HRIS選項,要找到你企業組織適合的那個並不容易。這些選擇取決於公司業務獨特的需求,以及有哪些特性與功能,能讓你的HR單位更有效果與效率地制定決策。
別只相信單一軟體業務的說辭,你可以尋求同事、其他客戶、線上討論群組、LinkedLn、軟體審查站台與Society for Human Resources Management (SHRM)這類企業組織的建議,提供更完整的觀點,以及每套解決方案的優缺點。
確保你所選擇的解決方案有成長空間。即便你的公司企業現在規模不大,但它未來有可能加倍、三倍甚至十倍成長。你必須能夠擴大任何HRIS系統規模,滿足公司業務的成長。
你還應該將整體性及相容性納入考量。部份HRIS解決方案只能結合其他現有系統達到他們陳述的目的,例如支付功能。意即,應該要確保你所選擇的HRIS元件可與企業現正使用的上一代系統順利整合,並確認未來附加元件或升級的運作上不會有問題。
檢查以便瞭解哪些訓練與進行中的支援對你的同事有用,並確保訓練及後續作業寫進廠商與你的銷售合約裡。還應該確保選定的HRIS廠商,在進行支援與服務時擁有牢靠與前後一致的追蹤記錄,即便他們宣稱會提供服務與支援,因為若廠商疏於檢視或無法滿足你的需求,你就得自行試圖解決那些問題。