IT組織正努力在虛擬世界裡重現企業文化,讓員工保持高度參與並促進協同合作。
文/Beth Stackpole 譯/Nica
在去年(2020)三月中爆發COVID-19危機之際,Enova International 的IT團隊謹慎而迅速地火力全開將公司轉換成遠端工作型態,包括成立擁有近700名員工的聯絡中心。在初期腎上腺素的推動下,員工們皆高度參與,所有人團結合作讓遠端作業發揮最大效益。
這場大規模傳染病流行幾個月後,熱情逐漸消逝。這個線上財務服務公司的員工開始抱怨缺少與同事間的實際接觸,更別說進辦公室能享有的各種福利,從24小時提供精釀啤酒與精選酒類的點心廚房,到資助現場美甲、按摩與理髮。為了持續堅守以員工為重的宗旨,Enova必須找出將公司文化與實質福利轉換到虛擬世界的方法,才能在遠端工作這期間繼續讓員工滿意,並保持參與度與生產力。
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在IT工作上名聲一向不錯的大小企業,都如同Enova必須重新投資針對這個新常態量身打造的文化。因工作太晚而為同仁提供的晚餐或飲料走入歷史,取而代之的是如今虛擬的歡樂時段、線上烹飪與Zoom線上品酒派對與讀書會。跑步、自行車與瑜伽俱樂部已發展到網路上,運動與工作的伙伴如今已是虛擬友伴。
除了在線上空間找到重現神秘茶水間閒聊氛圍的方法外,企業組織還必須進一步確保協同合作文化的氛圍一直都在、新工作模式也不會中斷IT業務。
「對於如何維持協同合作與高度參與,我們必須更有創意。」《Insider Pro》與《Computerworld》的「2020 Best Places to Work in IT」名單中,排名11的中型企業Enova技術長暨分析長 Joe DeCosmo 如此表示。「雖然沒有可用辦公室這種絕佳福利,但企業文化仍然不變:團隊成員充份賦能,管理自已的時間並執行任務,我們也鼓勵新觀念與創意。」
餐桌對話
Enove激發參與度的方式之一,是透過現有員工資源團體(ERG),例如女性、黑人與拉丁美洲裔工作者,用心建立社群與對話。這些團體定期會面討論日常話題,內容涵蓋「六月節」(Juneteenth,美國德克薩斯的節日)等其他熱門話題的討論,DeCosmo如此解釋。
「任何,可以讓大家討論你想要他們在午餐時或餐桌上討論的話題,都是有益的。」他補充道。
在2020年「Best Places to Work in IT」名單排名23的中型企業Veeam裡,轉型遠端工作環境相對輕鬆,因為這間備份軟體公司長期以來的運作,幾乎算是沒有任何真正實體中心,公司行銷長 Jim Kruger 如此解釋。不過,該公司人力資源部門同時也快速提出能夠培養同事情誼、好玩又有趣的專案。
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Coffee roulette 就是新選擇之一,員工利用這個第三方app與企業組織中其他人配對,進行一場虛擬的「認識你」(get-to-know-you)休息時間。還有線上卡拉OK與閒聊之夜、視訊烹飪交流、讀書會等其他選擇。
「我們嘗試重現走廊談話氛圍,因為已經沒有走廊交談。」Kruger說道,「我們試著介紹其他部門同仁,建立更協同合作的環境。」
遠距學習
成功的IT組織還會同時持續訓練與推動職涯發展,為遠端工作者不斷調整。
Veeam的員工使用Skilsoft的Percipio,這套線上學習平台可以讓他們選擇各種課程,內容從營運工具、技術到策略都有。接著,該公司擴充這個專案,讓員工可以連結、搜尋並接受建議,包括經由監控程式讓員工設定自己的目標,以一對一關係的方式向導師學習。
「儘管團隊成員被迫相距遙遠,我們仍持續彼此挑戰至少一項因COVID-19衍生的新專業領域-這場大規模流行傳染病前未有的領域。」Kruger表示。「所有人都能自由選擇想要的,接著在 Microsoft Team 上建立管道,我們可以在此平台上共享興趣、學習、挑戰,並且彼此互相提問。」
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Enova的IT領導者決定讓那些對公司社群與文化長期而言不可或缺的專案繼續下去。例如,該公司2020年繼續推動夏季實習專案,不過是以虛擬型式,並且保留定期技術交流,亦即員工們交換任務一個月,嘗試新角色與實驗職涯發展。
IT團隊也會繼續進行技術研討團與改革專案,讓IT同仁提出新技術建議或研究專案,一旦選定項目,就在日常職責之外找時間完成專案。
「這場大規模傳染病持續越久,就更要記得做這些。」Decosmo說道。
溝通與靈活度是關鍵
溝通對全公司各個階層來說都至關重要,如今更是如此。
人力資源軟體公司 Ultimate Software 技術長 John Machado 表示,名列「Best Places to Work in IT」名單中第一大企業的 Ultimate Software,舉辦相當多虛擬座談會(town hall meetings),且每月或每季領導大會的頻率更追加到每周一次,以便為領導階層提供更多額外問答時間,讓員工有機會反應哪些做為可行哪些又行不通。
這項改變,迫使執行階層與部門主管,透過正式會議或即興討論,有更多與員工接觸的機會。
「在同一間辦公室裡可以四處走動的連結性與親密感你認為理所當然。」Machado解釋。「而今,為專注在每個人的身心狀態與參與感上,你得確實花心思去做。」
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當IT同仁身處不同地理位置時,更多參與及主動溝通不可或缺,雇主們發現許多員工需要在沒有工作日的傳統護欄下從工作中解放。值此同時,在同時應付工作排程與緊繃家庭義務這段日子,員工們需要額外的彈性與更多中場休息。
2020年度 Best Places 名單中排名第7的中型企業Avanade則認為它們的彈性工時政策,是該公司企業文化的根基,在這場大規模流行傳染病期間,它的重要性更甚於以往。
「提供靈活性不可或缺,這樣人們才能好好照顧自己與家人。」資訊長 Bob Bruns 如此表示。「當我們長期來看,持續這樣的靈活性將是關鍵。」
總之,在沒有實體工作場所時,要維持最佳工作環境,簡單來說就是透過頻繁的、開放的與直接的溝通,建立信任。
「你必須確保自己在這整個過程之中盡可能做到資訊透明。」Enova的DeCosmo如此說道。「人們現在要處理的事很多,從他們的身心健康到是否孩子們要回到學校等等。我們要做的,就只是盡可能讓這些溝通管道保持暢通。」
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