高階主管可以而且也應該調整 IT 組織,以滿足目前企業對敏捷性、創新和數位化優先營運的需求。本文提供相關建議作法。
文/David Chou‧譯/陳薇真
企業 IT 部門在過去幾年裡,發生了翻天覆地的變化。IT 不再只是一個支援性質團隊,而是每家企業組織未來的重要成員。IT 部門需要以敏捷性、創新和數位化優先,來滿足當今企業的科技需求。然而,這並不代表此時適合裁撤貴公司的 IT 部門(華爾街日報 ─ It’s Time to Get Rid of the IT Department)。反之,這正是貴公司調整 IT 部門結構的好時機,以滿足這些新需求。以下提出的一些小技巧,或許對貴公司有所助益。
採取集中式控制是沒有用的
採取集中式的 IT 部門,在現今環境中已不再重要,而企業該考慮改為「探索去中心化模式」。在該模式中,高階管理人將日常營運和決策權分派給部門專家,而科技專家也是團隊的一部分。這種分散式決策方法,背後的基本概念是將權力和責任賦予最了解的人 ─ 那些更接近利益相關者的人。
引進小群(Pod)概念
企業對人力進行重新配置,所組成的各個去中心化團隊,即為「小群」(Pod,由關係緊密的一小群人組成的社交圈),它可以為資訊長提供敏捷性的潛力。小群是由「科技專家」、「營運專家」和「變更管理專家」等不同成員所組成。而小群將在敏捷環境中,會專注於對部門和組織來說至關重要的關鍵活動,重點是要能迅速交付解決方案。
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以下為醫療保健領域的一個案例,筆者曾在該領域擔任衛生系統的資訊長。該行業的挑戰總是包含以下主題:
- 所有任務都很重要,但最新的危機會得到最高的關注。
- IT 部門並不了解營運需求。
- 憑什麼敝單位的專案,IT 要耗費這麼長的時間來做?
此時,可利用小群來解決傳統的 IT 挑戰。例如,在衛生系統中打造一個專注於藥學技術上的小群團隊,由以下圖中的團隊成員所組成:
這種去中心化的結構,將 IT 團隊成員嵌入到營運體系當中,是透過團隊發起人決定方向與策略,並由藥劑長(Chief pharmacy office) 決定優先順序。從概念上來說,小群結構可為企業組織的所有部門共用,以消除營運團隊與 IT 團隊之間的鴻溝。
建立小群的優點與缺點
採用小群有幾項優點,包括更快速決策、共同承擔責任,以及對團隊成員帶來更深的意義感,因為他們可與營運人員密切合作。
小群體系需要具有良好溝通能力的強大領導者。當自主運作的團隊成員負責各自的區域、工作量和日程安排時,會很難清晰地溝通。每個小群都可能有自己的喜好、觀點和實踐,這可能會導致流程、規則與組織的基本核心原則變得複雜。
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小群不會解決所有問題;對許多人來說,這還是一個未知領域。領導團隊必須找尋如何在一個全新的、去中心化的世界中,分配和部署 IT 資源;因為不同組織的需求,可能會不斷改變。如果維持現狀,也還是會影響許多既得利益者,包括資訊長;這些人必須承認自己常常成為問題的一部分。關鍵是要改變傳統 IT 的心態,以及探索出新的架構。
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