新冠肺炎下100%轉為虛擬運作,對我們的企業運作、學習和生活帶來絕大衝擊,但也推動我們邁步革新,並發揮現有可用技術的潛力。
文/Sue Weston 譯/葉庭筠
每當身處惡劣情境,我總是設法往光明面看,一如現在的新冠肺炎。不單為了控制疫情使所有人被迫待在家中,而是大家的生活各方各面都被搞得大亂。但這也促使所有人和企業開始大量使用科技。
我希望這股風潮能持續下去,創造出新的協同管道、提升作業生產力,並帶來工作和生活的平衡。一夕之間轉到線上釋放了科技的威力,形塑出的數位轉型也讓世界變得更好。
正當企業忙著要求員工居家上班,過去因無法實施走動管理而反對遠距作業的經理們才發現以前錯得多離譜。科技解決方案取代了交誼廳,成為同事彼此聯繫和激發創新的新管道。居家上班還加入了人性化的色彩,讓其他同事得以一窺員工的家人、寵物和平日休閒嗜好,也讓家人知道他們工作狀況。科技打破了公、私生活界限,將公司的重點由管理員工變成產出結果。
企業必須改寫管理法則 協助員工虛擬作業
從實體到鍵盤作業,一般需要好幾年讓員工和企業來調適。現在大家被迫一夕之間轉向線上,以下幾點建議可幫助轉型更為順暢:
- 清楚而時常和員工溝通。跟員工說明他們的角色會怎麼改變,以減少不確定感,以及會被打入冷宮的擔憂。
- 教育他們如何有效使用科技。不要以為員工一定知道,或搞得懂。
- 更新公司政策和程序。可產生連貫性、管理員工期望,確保他們的工作和家庭生活平衡。例如,你可以立即回覆電子郵件,但並不表示你一定得這樣做。
- 鼓勵使用視訊會議。可增加接觸,減少疏離感,使同事更有人情味。你應該建立一個包容的環境以凝聚團隊向心力。
- 讓所有人都能完全參與,要求參加者保持靜音直到他們主動發言,或是在腦力激盪的分組會議中發聲討論。
- 每場會議間稍做休息(或安排45分鐘的電話會議時間)。這可讓成員們舒活筋骨,準備下一場會議。
- 找點樂子。安排虛擬下午茶或靜坐活動。
科技讓企業協同一夕之間由實體世界轉為線上 而且效果真的不錯
轉為虛擬化的作業環境將改寫所有規則。有些產業正在發掘更有創新的客戶連繫方式。例如運動健身產業就大刀闊斧採用串流形式。由於健身房是小而親近的社群,因此吸引居家上班的員工在家運動的策略就十分奏效。
對教育工作者來說,轉為虛擬形式可是大件大工程,因為學生和學校很多,而各校作業方式也有所不同。老師和學生必須發展出一套新互動模式,因為從水泥教室到數位學習(eLearning)可不只是用PowerPoint來取代課程內容。老師現在也在學習怎麼使用科技、找出新方法和學生與同事遠端連繫。學校也必需提供學生寬頻網路和電腦。例如加州一家學校就使用貨卡部署行動基地台,讓家裏沒網路的學生也能上網。
100%轉為線上大幅改變了企業協同、學生學習和人們生活方式,但也促使我們加速擁抱可用的科技,也收到相當正面的效果:
- 連結工作和家庭達成角色平衡,消除刻板印象、女性也可以兼顧家庭和事業。
- 增加和家人相處的時間(2018年一般人一天和家人僅相處37分鐘)。
- 提供創新的線上學習,配合不同學習習慣來傳授課堂內容,也把學習變有趣了。此外也用互動學習(難度隨學習歷程逐步加高)取代(考大家背誦能力的)考試,教出程度更好的學生。
- 擴大應徵者人才庫,同時造福求職者和企業。企業也可以省下不動產成本,把投資花在產品或服務開發上。
- 遠端工作的員工比關在辦公室上班的員工更快樂、生產力也提高20%,他們可以規劃,留更多時間給自己,從事運動、個人休閒或自我學習。
- 為了防疫,所有人被迫改變行為以確保社交距離,進入一個被科技變簡單的世界。從個人或工作層面來看,科技讓我們更有生產力、連結更緊密,生活也更平衡。新冠肺炎帶來空前挑戰,但開展出更創新、更有創意的協同方式或許是不幸中值得欣慰的一件事。