文/Laurie Clarke 譯/雲翻譯
要管理遠距員工,你需要更多的技巧,像是相信你的團隊、將遠距視為本地、利用科技增加優勢、確保清晰溝通、營造公司文化,並設定設定明確的期望。
目前50%的勞動力在執行某些工作內容時進行遠距工作,高達80~90%的勞工表示,對至少部分工時能在家工作感興趣。零工經濟興起,加上現今工作內容逐漸零散化,意味著上述趨勢將持續。
儘管並不適合每個組織和角色,但遠距工作在國際化的組織中協調全球專案計畫,也不失為一個好方法。
但是,管理遠距工作人員與管理內部團隊成員完全不同,並帶來了許多新的獨特挑戰。
本文研究了企業和資訊長如何管理遠距工作者以提高生產力、按時完成任務並保留人才。
相信你的團隊
一些公司不願執行遠距工作方案,因為普遍認為在辦公室以外的任何地方工作,都會導致生產力下降。但是,如果你對親手打造的團隊充滿信心,那麼無論他們身在何處,都應該相信他們能夠發揮潛能。
雖然你需要建立指導方針,以便你的遠距員工了解你對他們的期望,但是抑制住想要微觀管理,或每20分鐘就檢查一次員工工作成果的衝動極為重要。否則,你的團隊會認為你不信任他們,長期而言可能對雙方的工作關係造成負面影響。
將遠距視為本地
就算一個人不坐在辦公室裡,比起其他辦公室員工,雙方的價值也是平起平坐的。你應該像對待辦公室員工一樣對待遠距員工:抽出時間與他們談談,讓他們及時了解重要的辦公室狀況,並盡可能有效率地回應他們的問題。
關鍵在於,無論他們在世界上的任何地方工作,必須讓遠距工作者持續感覺到自己是被公司組織的各方面所包容的。
利用科技增加優勢
在管理遠距工作人員時,溝通是關鍵,因此必須確保擁有正確的科技工具來實現這一目標。
儘管有時一封電子郵件或Slack消息能讓你快速掌握遠距員工的情形,但應避免以非正式的方法進行正式或重要的對話。近年來,影像科技及視訊會議工具有了長足發展,這意味著你沒有理由不和與位處最遙遠的員工面對面開會。
清晰溝通
由於身處兩地,你與遠距員工的溝通頻率,不可避免地會比內部員工低。但是,請務必定期與遠距工作人員聯繫,並確保他們知道溝通管道百分之百開放,以盡可能地應對上述問題。
試著利用影片連結與遠距員工溝通,這會讓你覺得更加緊密聯繫,尤其是許多交流都是透過非語言方式進行的。常用的視訊會議工具,例如Skype、Google Hangouts 和Viber都非常有用。
但是,盡量不要讓談話只停留在工作相關的話題上。及時了解你的同事的私生活和工作外活動的訊息。既然你與辦公室同事不僅止於聊工作,不如也嘗試以同樣的方式來培養與外部同事的關係。這樣有助於建立更加密切及友善的工作關係。
與遠距工作人員頻繁和深入的溝通,可確保他們感覺到自己在組織內是有價值並獲得全力支援的。
為遠距員工營造公司文化
遠距員工無法參與平常的辦公桌閒聊,在公司廚房裡開玩笑及抱怨同事,這些都是正常辦公室環境常見的事。這意味著無論是距離上或是情感上而言,他們最終可能會感到與同事疏遠,繼而對他們的工作投入程度產生負面影響。
為了解決這個問題,請試著確保遠距員工與辦公室文化保持聯繫。Slack或 Google Hangouts 等工作場所訊息傳遞服務提供了一種交換聊天消息的方式,並且可以減少寄出正式的電子郵件。將遠距員工納入辦公室團隊成員組成的訊息管道中,這樣一來他們就不會錯過輕鬆而有趣的信件往來。
CIO 100 組織旗下的曼徹斯特市議會(Manchester City Council)、News UK 和 Ovo Energy 等組織,已發展了自身的企業組織文化,以協助支援數位化轉型及遠距員工工作。
設定明確的期望
為確保遠距員工產出最佳工作成效,並在獨立工作的同時能展現高效能,請務必確實傳達對員工的明確期望,並確保員工理解。
為此,必須明確定出工作目標和時程,當然還要聽取員工的意見。同時,向員工提供深思熟慮過後的實用回饋,例如任務的執行情況是否良好、是否滿足你的期望,以及可以如何改進。
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