文/Mike Elgan 譯/Iris.Liu
Insider Pro 專欄作家 Mike Elgan 解釋為什麼是組織對工作形式和BYOO政策,也就是只要地點或時間或情勢許可,工作者就可以利用行動裝置或無線技術執行作業的工作方式。
好,我尚在評估中。大家都在爭論。結論已經確定。遠端工作的趨勢將持續地成長,沒有人能阻止這樣的發展。重點是,沒有人會阻擋它!
遠端工作的多樣態正擴展中。隨著時間的推移,有愈來愈多由技術驅動的選項正浮現中,如在家工作的員工、共用工作空間的工作者、數位游牧工作者、海外員工、「彈性(Flex)」員工、遠端機器人工作者等。
就如同消費裝置的事實驅動著BYOD政策一樣,遠端工作的實像也需要系統性地思考和BYOO(bring your own office)政策。
迎向這股風潮吧。每一位白領工作者都以靈活方式作業 — 在辦公室外及正常工時以外的時間完成所有的或部分工作。幾乎所有的人多少會在家中檢視電子郵件,或每週到星巴克工作個數小時,或在休假期間偷看Slack頻道。
此外:大型組織都僱用有顧問、自由職業者、獨立承包商、服務供應商及代理機構等「無形勞動力」。這些人不僅頻繁地進駐及離開且使用自己的裝置,至少有部分時間是透過遠端方式工作。
在虛擬的企業世界中,「固定的」員工在安全的辦公室裡工作,所有的工具皆由IT審核和許可。
在現實的世界中,可別再做這些假設。靈活辦公的員工們正將私有的辦公室及裝置「帶入」組織中。
就如同消費裝置的事實驅動著BYOD政策走向一樣,遠端工作的實像也需要系統性地思考和BYOO政策。
遠端工作的範圍正持續拓寬中
新科技為遠端工作提供了許多新型態的工作機會。而這股走向的極端是服務工作和需要技能的藍領工作。
東京有家名為Dawn Ver cafe的咖啡館,將採用由Ory Laboratory開發的OriHime-D遠距擬真機器人(Telepresence Robot)擔任服務員,且機器人是由肌萎縮性脊髓側索硬化症(amyotrophic lateral sclerosis,ALS)患者所操控。他們利用平板電腦控制器指揮機器人的移動、點餐與配送食物,並透過語音和顧客互動。這家咖啡館預計於明年正式營業。
去年,該咖啡館已經結合概念驗證和宣傳手段進行數周的試營。
咖啡館遠見卓識的Kentaro Yoshifuji看出遠距擬真機器人同時為員工及企業開啟了多種遠端工作的機會,包括航空公司的櫃檯組人員,此外,也進一步拓展了勞動資源庫。
Yoshifuji領會遠距擬真機器人能讓在任一機構的殘障員工、年長的人、有孩子的父母,及其他身份類別的人提供服務工作。
同時,一家名為Steer的挪威新創業公司,也正為著重型設備,如推土機、起重機和砂石車,建構遠端控制技術。
該公司宣傳諸如安全面向的好處,也就是即使操作人員在危險或有毒的環境中工作卻能不受傷害,也能讓符合技能的作業員能在無法睡覺或吃飯的遠端地點作業。
該技術預示著未來的發展,資深設備操作員可以在家中,或在世界任何地方的遠端控制室中工作。期望在農場和工廠也能看到機械的遙控操作。
這樣的構想或許有些牽強,直到美國軍方在內華達州一個巨型停車場中裝有空調拖車內,對著全球部署執行偵測和攻擊的無人機。
Dawn Ver咖啡館和Steer遠端技術的遠端工作方式,在食品服務和建設領域中顯然尚不是主流。此外,這些附加的應用暗示著以技術為驅動的遠端工作職業的擴展正持續往前發展,即進階的技術和創新將使得藍領工作人員也能從事遠端工作,而不是只有白領工作人員才有此特權。
遠端工作將持續生長的成因
有些預測表示,到明年年底前,約有一半的勞動人力將利用遠端方式工作。
遠端工作的好處實在是太多了,以致於讓人無法忽視。
遠端工作讓公司能從遍及全球的範圍中召聘到最佳的員工,而不是被局限在區區的本地人才庫中。這種方式讓薪水與基礎設施成本都下降了,也讓員工能更貼近顧客及合作夥伴。
管理員工成本的有效策略之一,是避免員工的流失(這成本可能高達員工月薪/年薪的三分之一),同時還需支付較低的日薪/時薪。換句話說,認可遠端工作吧。
實際上,每日通勤帶來的痛苦和不便是員工離職的主因之一。任務委外平台Airtasker進行的一項調查顯示,「工作年資」與通勤時間存在著直接關聯性。而通勤至少是四分之一的受訪者離職的原因。
Owl Labs的一項調查發現,有三分之一的員工願意減薪5%,以換取遠端工作的特權;有四分之一的人願減薪10%;有五分之一的人則願減薪超過10%。
這些數據在某種程度上是合理的,因為遠端雇員的成本較低。在家工作的員工每年可節省數千美元的汽油、更少的行駛里程和更少的乾洗費用。Airtasker的調查結果發現,在家工作每年平均可省下4,523美元的加油費用。
遠端工作也可以節省時間。依據多份報告顯示,扣去通勤時間每年可以增加三個以上的工作周。
平衡工作與生活是另一項優勢。Airtasker認為,在家工作的員工會更健康,部分的原因是他們有更多的運動時間。
簡而言之,遠端工作的效率更高。該方式為企業減少了時間和金錢,也讓公司和員工互惠互利。
遠端工作並非皆為彩虹或獨角獸。依據Airtasker的調查顯示,超過五成的遠端工作人員表示自己壓力過大,但不到五成的辦公室員工表示有相同的感受。彈性工作和隨時隨地工作的方式,也為員工們帶來心理負擔,因為他們發現自己經常在其他人員享受著無罪休息的同時卻必須工作。
此外,遠端工作的員工肯定會為IT增加額外的負擔。
共同辦公的公司WeWork近來頻頻在出現在媒體上,部分原因是因為其安全性不嚴謹的指控。一家在WeWork辦公室租用空間的數位媒體公司發現,在辦公室網路上難免可以看到其他租用同一空間的企業內部的敏感性記錄,且在最差和最常見的密碼清單中都可以找到相應的Wi-Fi密碼。據報導顯示,經過多年的客戶投訴後,其安全性仍有許多弱點。
這是一個缺乏一致性策略導致資料不安全的例子。WeWork空間提供的是公用Wi-Fi網路。不過擁有彈珠台、微烘烤咖啡店和新鮮水果水這些設施似乎說服了部分公司,讓他們覺得資料在WeWork的網路上是安全的,他們自己無須擔心這件事。
在遠端工作被認可但尚不受計劃或方針的約束時,可能會陷入存在的數以百計的其他陷阱中。
如何朝 BYOO 發展
遠端工作的趨勢推動了基礎設施的需求性。因為當有許多員工在遠端工作時,就可以透過公共的網際網路傳輸更多的資料。
BYOO政策需要證明公司在保護資料和其他的商業資產的責任。不!雲端服務供應商並不對你儲存在其系統中的資料的GDPR和其他法規符合性負責。不!WeWork不負責保護在此租用辦公室的員工使用的資料。不!你無法在總部設置或保護家庭辦公室,例如實體保護辦公室空間。
該方針必須代表一個重大的轉變:停止以多數服從少數的思維工作,而是建立人數較少的跨職能小組,以小組為中心做為溝通方式,並在計劃基礎上進行工作的展開。
最重要的是,BYOO政策的創立及後續的管理與維護,這關聯著許多現狀及事情進展,且遠端工作的範圍愈來愈大。在尋找新的解決方案以實現安全性、可靠性和功能性的遠端工作,這些評估在在都需要納入創造性。
未來充滿著可能性,無論如何現在就是開始創立BYOO政策的時候了。