由於 Covid-19 病毒的影響,某些科技趨勢正在快速推進,有些則是持續在改變。不過這些改變都已經在發生,因此有些重要的事情是你需要知道的。
- 文/Mike Elgan 譯/潘得龍
先從好消息開始。
從機率而言,你得到新型冠狀病毒(Covid-19)的可能性很低,而如果你真的得到了,那麼也應該都會康復。
從某些觀點上,在不久的未來,新冠病毒會受到控制。將會開發出疫苗,並且廣泛的施打。這個病毒應該會持續出現在人類的生活中數十年,至少,而且每年都還是會有許多人受到感染。
壞消息則則是大家所熟悉的目前情況,在本文刊登的時候,新冠病毒的確診案例已經超過兩百萬。每天所看到的新聞都充滿著死亡與災難、恐懼與害怕、城市被封、航班取消、紛擾事件、會議暫停以及經濟的影響等。
其中影響工作空間科技文化的一些新聞是我們所關心的,不過長期而言,這樣的情況是好還是壞並不明顯。不過可以確定的是快速散播的新冠病毒,正持續地影響你的組織。
辦公室的工作轉移成遠距工作
一些大型科技公司,像是Google、Facebook、Microsoft、Amazon、Twitter、Square、Lyft、Coinbase、Bungie和Zoom,這些公司都鼓勵員工在家工作。預估數千家其它公司,在未來幾週,也會遵循這樣的趨勢。今年將會是資訊科技問世以來,企業在工作上,大量數位化以及快速改變的一年。
當然,遠端的工作可能只能負擔整體工作的其中一小部份。美國勞工統計局表示,只有29%的美國勞動人口可以在家工作,也就是大約4,200萬員工。
在家工作員工的百分比逐年增加,但在2020年,由於新冠病毒之賜,增加的比率一次到頂。
這或許是個好趨勢,一般而言,遠端工作者會是比較快樂、健康、更有生產力並且對公司更忠誠的一群。遠端工作者對環境有幫助,因為他們不需要每天在交通尖峰時時刻開車上班。
有一些已經知道的動態也值得在此提及,對於許多新的遠端工作者,在家工作一開始並不討喜。開始是困難的。但當他們逐漸習慣,進入到常軌,找到如何集中注意力與維持生產力,就會愛上在家工作。Condeco Software 的研究發現,有75%的遠端工作者,表示他們計劃在自己的後續工作生涯中,都採取遠端工作的方式(大部分的人也會想要切換到遠端工作)。這表示新冠病毒將推動者數百萬的勞工進入到遠端工作的生活型態,他們已經不想回到辦公室工作。
另外一個影響式:當公司擁有愈來愈多的遠端員工,他們會開始僱用國際性或全球性的勞工,因此也加速了外籍人士和數位遊牧民族的發展,如此更能夠僱用到適合的員工。而這些更適合的員工,則是能夠更輕鬆的方式生活在世界各地。
科技會議進入虛擬化
Mobile World Congress、Google的 Google I/O 大會、Facebook的F8開發人員大會、Game Developers Conference 以及許多其它取消的會議,應該都會以線上的方式舉行。
至少在未來的一年,許多的研討會已經規劃將以虛擬的方式舉辦,以HD視訊的方式串流會議內容。
最終,我預期,實際參與的會議還是會恢復,不過實際現場舉辦的會議數還是減少,虛擬會議的場次還是會在新冠病毒塵埃落定之後增加許多。
公司會議電子化
福特汽車已經禁止所有員工公務旅行,Walmart、亞馬遜、Nestle、華盛頓郵報、美國紐澤西州,以及許多其它的組織已經嚴格限制出差,而且有愈來愈多的公司將會採取一樣的措施。
在專業研討會發生的事情,也同樣發生在企業的會議上。一般而言,大部份的面對面會議將會以視訊的方式取代。
你會注意到,這波由於新冠病毒所帶來的影響,會讓大家開始使用更好的視訊會議設備以及更高頻寬的連線。這讓視訊通訊的發展會更進步而且也更強大。
遠端工作的迅速擴大是一個很大的改變,特別是在遠端工作者的安全系統供應、訓練以及管理需求上。
你需要做以及要趕快做的事
新冠病毒正以比之前任何事件或現象,更快速地改變大型組織的科技文化、習慣以及基礎架構。如果你是科技領導者、IT或是安全專家、基層主管、企業擁有者、IT採購人員或是決策者(如果你看到這篇文章,那麼你應該也是屬於這群人),那麼更要快速採取行動。下面列出5件你需要立即行動的事情:
建立或更新遠端工作原則(我稱之為「自家辦公室」原則)。2018年Upwork自由工作者網站的一個報告指出,有57%的公司並沒有所謂的遠端工作原則。一些公司有相關的規定,但在過去5年卻完全沒有更新。
因應快速增加的遠端工作。相關的準備包含訓練、安全管理以及管理政策。針對所有可能採用遠端工作的工作職務建立清單,然後準備讓所有遠端工作在相同時間上線一段時間。對於一些公司,可能高達90%這樣的員工。這個動作要快速,因為當一確定,就會立即發生,不管IT是不是準備好了。就如紐約時報說的,參考一些大型公司,「新冠病毒比他們的準備動作更快」。
準備因應大量增加的視訊會議。員工彼此之間會開始進行視訊,而且愈來愈多會以線上虛擬的方式參加專業的研討會。頻寬的使用量,會以每幾個月以指數的方式大量成長,VPN資料也會有如雲霄飛車一樣激增。
建立或更新國內與國記性的商務旅行規定。誰能夠旅行?什麼目的,什麼位置可以?這些都必須以清楚規定明定出來,然後與員工溝通。此外,在防疫期間,每週或每月的定期更新是必須的。
經常與所有員工溝通有關新冠病毒的事情。應該使用電子郵件或是訊息經常與所有部門,逋含組織的緊急應變小組互通訊息。員工從媒體來源獲得的新聞,通常會有不同程度的恐懼感。壓力與焦慮,可能干擾工作,甚至產生士氣上的問題。陳述與溝通實際的情況很重要,會影響公司、業務以及員工。而且運用每次新的發展作為機會教育,讓員工可以感受到安全與安心的工作,可以讓公司在後新冠病毒世界獲得穩定的發展。
新冠病毒的底線
長久而言,每樣事情應該都會愈來愈好。不過在目前,大型組織面臨著前所未有科技文化變革。大原則是行動要快速,包持彈性,並且接受所有無法避免的改變。
此外,非常重要的:即使新冠病毒已經結束,這樣的改變會長遠地影響你的組織,而且一直持續下去。