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作者:何佩珊     
 
CEO看IT
MIS的3大成功要訣
《專訪宇瞻科技總經理 陳益世》

曾擔任過MIS的宇瞻科技總經理陳益世,對於資訊部門管理也有一套看法,他認為要成功有三大關鍵,第一是要有高階主管支持,第二就是要由使用者主導,最後,他認為IT人的商業敏感度也很重要,以宇瞻來說,數字管理和物流管控就會是IT應該抓住的重點。

宇瞻科技總經理陳益世在十五年前曾經是資訊部門的MIS人員,不過他表示,當時其實是臨時被指派的,自己並非IT專業。

他記得,當時的宏碁正準備要做全球系統整合,所以需要規劃新系統來替換原本的AT&T系統。起初,陳益世擔心自己不夠專業,無法勝任,他問自己,也問指派他的創辦人施振榮:「我可以嗎?」

而施振榮這麼告訴他:「我們每個單位的MIS都是專業的、都是專家,你怕什麼?」

MIS成功要素1:高階主管的支持

因此,他走進了MIS之路,也從中體會到幾個MIS的成功要素,「在我的經驗裡,高階主管的承諾(commitment)是成功的重要因素。」陳益世說。

他表示,當年宏碁確定要發展成全球市場的方向後,施振榮和當時的總經理劉英武都認為,資訊系統是重要的關鍵。所以即使在當時,經濟相當不景氣,他們仍願意費時一年半,投資將近三億元在新系統的建置上。

MIS成功要素2:使用者主導

而第二個成功的要素則是從當時他負責新系統建置的計畫中體會到的。「我那時有一個概念就是,系統一定要由使用者主導,而不是MIS主導。」陳益世說。他認為,系統是給使用者操作的,當然負責人應該是使用者。所以他那時將團隊分為兩組,一組是MIS、一組是實際上的使用者,有兩個領導者,但真正的負責人則是在使用者端。

陳益世說:「這樣的運作就可以連結到營運,跟業務相結合。」

因此他認為,一個公司在資訊科技的應用除了要有高階主管的投入和認同外,更要有使用者的加入。

特別是,他認為許多人都會有個錯誤觀念,認為資訊系統就是IT的工作,只要丟給IT人員處理就好。但事實上系統要能充分發揮、要能夠和業務連結,必須由使用者來主導。而一直以來陳益世都是朝這個方向運作。

MIS成功要素3:IT的商業敏銳度

他指出,IT人也該有商業敏銳度(business sense),因為這樣才能夠規劃出一套符合公司營運需求的系統。

陳益世認為,每個IT人員都應該從每個專案規劃到實行的過程中,用心學習,去體會每個使用者的需求是什麼?一定要打開心房,拋開「自己認為的」觀念看事情,慢慢地,自然就能建立起商業敏銳度,並同時解決IT和使用者間,常出現的溝通半天後卻沒交集的困擾。

當然,他也明白,對IT人員來說,要聽使用者的話改這個、改那個,會很辛苦。但陳益世認為,有時這只是一個認同問題,IT人員只要能想到,這些努力都是為公司利益著想,確實是必須的,應該就會覺得付出再多都值得了。

不求華麗 只要剛剛好

因為就他看來,一個系統再好,功能再多,只要不符合公司需求都是沒有用的。
「真正好的系統不一定要很複雜,剛好足夠最重要,must(必要)功能一定要具備,want(想要)的功能就不一定要。」陳益世說。

特別是資訊部門時常會收到IT廠商的提案,但IT人員一定要仔細思考公司業務到底需要什麼?如果需要投入很大的資源,產出的效益卻不夠大時,一定不能因為某種軟體的推出而引進,這相對的意義並不大。

所以對當年的他來說,要的就是有一套適合宏碁(Acer way)的系統,而現在,就是要一套適合宇瞻(Apacer way)的系統。

「不是要IT為公司量身訂做,但是一定要保證需求是符合的。」他說。
陳益世笑言,負責過Acer的資訊系統規劃後,再來做Apacer的,真的是小巫見大巫。

數字管理是重點

當年,宏碁在經濟不景氣時,大膽做了新資訊系統建置的投資,也確實收到成效,而在這一波不景氣中,宇瞻是否也可以透過IT來提昇公司的競爭力?

陳益世表示,數字管理是一個重點。「特別是我們這個產業波動快,如果對庫存和成本掌控不夠,那可能的跌價損失會是很大的。」

因此彈性和速度是宇瞻要面對的重要課題。他表示,很幸運的是前年他們向經濟部提了一個「運籌管理價值提升A+計畫」,正好因應了這一波不景氣。他指出,這個計畫的主要目的就是要提升整個全球的運籌管理價值,第一,要掌握庫存;第二,貨況追蹤是透明的;第三,服務可以做到在地化;最後則是要能滿足業務需求的預測。

基本上這個專案的一大重點就是要針對整個供應鏈做物流的改善,讓物流效率能夠提升、縮短物流循環週期、降低物流成本,而宇瞻也確實做到了。

除了改善物流之外,陳益世指出,現階段他們也正積極著力在行銷,特別是電子化行銷(e-marketing),「我覺得這是不景氣中比較具有成本效益(cost effect)的一個工具。」

正向思考度危機

而在經歷過幾次產業起起落落之後,陳益世也有了一些體會。以前年來說,宇瞻已經遭遇了一波艱困的時期,他坦言,當時的他一心只想著要如何止血。但後來他明白,其實危機就是轉機,狀況愈不好愈該正面思考。

「危機就是轉機」聽起來或許是一句老掉牙的口號。但陳益世真的相信,樂觀就是打敗不景氣之道他表示,自己非常欣賞力晶的老闆黃崇仁,因為黃崇仁遭遇過的挫折最多,但幾次之後力晶仍能立於不敗之地,就是因為黃崇仁始終認為有機會,唯有愈樂觀進取,才愈能想出解套模式。

而陳益世也時常對內部員工說:「天公疼憨人」,但他強調,這個憨人一是要用心,一是要樂觀進取。因為人只有正向思考時才會想到自己的強點,不會傻傻的去硬碰硬,並且會知道,一定會有地方是別人的弱點,而是你的強點,千萬不要只是去埋怨資源有限,應該面對現實,只要能面對,就有機會突破。

尋找不對稱優勢

「我一直認為,企業規模大有大的優勢,小的就要尋求不對稱的競爭優勢在哪?」陳益世認為,規模較小的企業就是要去想很多別人沒想到的、或想到但沒興趣的、或有資源分配問題、或技術上沒有能力的等等,這些都是未來宇瞻可以用心專注的。

而且陳益世認為,如同施振榮所說,現在不是整合別人,就是要被整合,如何把有用技術整合成市場需要的才是重點。

他舉例:「現在知道市場有需求,技術在哪?有的技術是自己掌握, 有的是別人掌握,我們要把它整合在一起,提供一個解決方案,這就是未來的趨勢,如果全部靠自己,既難又不經濟。」

而陳益世也透露,今年第一季他們就可能會推出這樣概念下產出的產品。

沒有負擔 勇敢向前

即使在經濟這麼不景氣的今天,宇瞻內部上上下下仍然深具信心。因為他們相信,「在今年這麼不好的狀況下,我們每個月都還能賺一點,難道之後還會更壞嗎?」

陳益世說:「我現在沒有負擔,可以積極向前跨出去。」